Tanda tangan elektronik merupakan suatu mekanisme otentikasi yang memungkinkan pembuat pesan menambahkan sebuah kode yang bertindak sebagai tanda tangannya. Tanda tangan tersebut menjamin integritas dan sumber dari sebuah pesan. Penandatanganan elektronik terhadap suatu dokumen adalah sidik jari dari dokumen tersebut beserta timestamp-nya dienkripsi dengan menggunakan kunci privat pihak yang menandatangani.
Tanda tangan elektronik memanfaatkan fungsi hash satu arah untuk menjamin bahwa tanda tangan itu hanya berlaku untuk dokumen yang bersangkutan saja. Keabsahan tanda tangan digital itu dapat diperiksa oleh pihak yang menerima pesan.
Sifat yang diinginkan dari tanda tangan elektronik diantaranya adalah :
- Tanda tangan itu asli (otentik), tidak mudah ditulis / ditiru oleh orang lain.Pesan dan tanda tangan pesan tersebut juga dapat menjadi barang bukti,sehingga penandatangan tak bisa menyangkal bahwa dulu ia pernah menandatanganinya.
- Tanda tangan itu hanya sah untuk dokumen (pesan) itu saja. Tanda tangan itu tidak bisa dipindahkan dari suatu dokumen ke dokumen lainnya. Ini juga berarti bahwa jika dokumen itu diubah, maka tanda tangan digital dari pesan tersebut tidak lagi sah.
- Tanda tangan itu dapat diperiksa dengan mudah.
- Tanda tangan itu dapat diperiksa oleh pihak-pihak yang belum pernah bertemu dengan penandatangan.
- Tanda tangan itu juga sah untuk copy dari dokumen yang sama persis.
Berikut adalah beberapa cara dan alasan tanda tangan digital bisa menjadi solusi bagi bisnis anda :
Meningkatkan efisiensi
Salah satu dari banyak keuntungan menggunakan tanda tangan digital adalah efisiensi. Sebuah dokumen tidak perlu lagi untuk dicetak, dikirim, dicek, dan dikirim balik untuk kemudian ditandatangani – semua proses ini bisa dilakukan secara digital, dengan waktu yang lebih cepat. Untuk perusahaan yang harus mengesahkan ratusan, bahkan ribuan dokumen setiap harinya seperti asuransi, bulk signing atau “tanda tangan massal” bisa mengautomasi proses ini dengan tetap memperhatikan keamanan.
Dapat membuktikan keabsahan dokumen
Kekhawatiran tentang keamanan dan validitas sebuah dokumen yang ditanda tangani secara digital bisa dihilangkan karena penggunaan tanda tangan elektronik sudah diakui oleh pemerintah Indonesia. Dengan tanda tangan digital, ada enkripsi yang menjadi bukti tak terbantakan tentang siapa yang menandatangani dokumen, kapan mereka menandatanganinya, dan bahwa dokumen itu tidak diubah. Ini penting untuk dokumen yang mengikat secara hukum, seperti kontrak yang nantinya dapat disengketakan di pengadilan.
Tanda Tangan Elektronik bisa dilakukan tanpa tatap muka
Dalam keadaan seperti sekarang di mana pembatasan interaksi dan aktivitas sosial sangat penting untuk dilakukan, tanda tangan digital menjadi solusi agar bisnis tetap berjalan. Pada bank-bank besar seperti Bank Man
diri dan BRI misalnya, yang sudah menggunakan tanda tangan digital untuk mempermudah serta mempercepat proses nasabah melakukan pembukaan rekening, aplikasi kartu kredit, hingga mengajukan pinjaman tanpa memerlukan tatap muka. Nasabah bisa mengakses layanan perbankan di rumah atau di tempat aman, dengan cepat dan mudah. Di sisi regulator, lembaga pemerintahan dari berbagai level pun sudah menggunakan tanda tangan digital untuk meningkatkan layanan publik. Hal ini membuktikan bahwa transformasi digital, khususnya tanda tangan elektronik menjadi solusi penting dan bisa berguna untuk segala kondisi.
Dengan menggunakan tanda tangan elektronik, Anda dapat menghindari pencetakan atau pemindaian. Tanda tangan elektronik membuat kehidupan sehari-hari lebih mudah dan menawarkan cara modern untuk mengkonfirmasi identitas penandatangan.
Tanda tangan elektronik biasanya digunakan dalam dokumen PDF, seperti dokumen kontrak kerja dll
Berikut beberapa alasan untuk mengapa sebaiknya menggunakan tanda tangan elektronik :
Tanda tangan elektronik dapat diandalkan
Tanda tangan elektronik yang dibuat dengan keamanan yang tinggi sehingga dijamin keaslian, integritas, dan informasi yang ditandatangani tidak dapat disangkal.
Tanda tangan elektronik dapat memberikan kepastian kepada para pihak :
Tentang siapa yang menandatangani dokumen tersebut, bahwa tidak ada seorang pun yang mengubah informasi yang ditandatangani setelahnya dan penandatangan tidak dapat menyangkal telah membuat tanda tangan atau mengklaim bahwa telah terjadi perubahan pada dokumen setelahnya.
Tidak bergantung pada lokasi dan waktu karena tanda tangan elektronik dapat dibuat dimana saja dan kapan saja. Terutama karena semakin banyaknya pekerjaan jarak jauh, penting bagi dokumen untuk ditandatangani dari jarak jauh sehingga penandatangan harus hadir di kantor.
Independensi lokasi berguna khususnya ketika dokumen yang sama harus ditandatangani oleh beberapa orang. Para penandatangan tidak perlu menyepakati pertemuan di tempat yang sama namun semua dapat menandatangani dokumen dimanapun mereka berada.
Cepat dan hemat biaya
Menandatangani dokumen secara elektronik hampir sama cepatnya dengan menandatanganinya di atas kertas, namun menghemat waktu terutama dalam penanganan dokumen:
Urusan dapat dikelola lebih cepat ketika dokumen tidak perlu lagi dipindai atau dicetak dan dikirim sebagai surat kertas.
Dokumen tersebut dapat disimpan di lokasi di mana orang yang tepat dapat mengaksesnya jika diperlukan.
Hanya membutuhkan waktu beberapa saat untuk mengirimkan dokumen elektronik kepada penerimanya.
Lebih sedikit kertas – pilihan yang ramah lingkungan
Dokumen yang ditandatangani secara elektronik juga diproses secara elektronik. Dokumen tidak perlu dicetak, sehingga tidak perlu mempertimbangkan penyimpanan fisiknya. Berbagai solusi ruang kerja elektronik dapat digunakan untuk memastikan dokumen dapat disimpan dengan aman dalam jangka waktu lama. Mengurangi jumlah kertas juga merupakan pilihan yang ramah lingkungan
