KEBIJAKAN PRIVASI

Kebijakan privasi ini (selanjutnya disebut “Kebijakan”) mengatur tentang cara kami, PT Solusi Identitas Global Net (selanjutnya disebut “Kami”) mengumpulkan, memproses, dan melindungi setiap data atau informasi pribadi Anda dalam Layanan kami (terdefinisi di bawah). Sebagai Pengendali Data Pribadi, Kami memiliki komitmen tinggi tehadap perlindungan Data Pribadi (terdefinisi di bawah) Anda. Kami bertanggung jawab untuk menegakkan prinsip-prinsip pengelolaan data atau informasi dengan integritas penuh, sehingga keamanan Data Pribadi Anda adalah prioritas kami. Kebijakan ini berlaku bagi semua pengguna Layanan yang mengakses melalui situs web, aplikasi seluler, dan platform apapun lainnya yang Kami kelola (bersama-sama disebut “Platform”) termasuk setiap pihak manapun yang bekerja sama dengan Kami, kecuali diatur dalam kebijakan privasi yang terpisah. Kami mengembangkan berbagai macam Layanan, khususnya terkait pengelolaan Sertifikat Elektronik namun tidak terbatas, seperti layanan tanda tangan elektronik ezSign (web dan aplikasi seluler) dan Otoritas Pendaftaran (Registration Authority) serta tidak menutup kemungkinan untuk bidang layanan lainnya di kemudian hari (selanjutnya disebut “Layanan”). Dengan menggunakan Layanan Kami, Anda mengakui bahwa Anda telah menyetujui, baik secara tegas atau dengan cara-cara lainnya yang disebutkan dalam Kebijakan ini, dan terikat dengan ketentuan yang terdapat dalam Kebijakan ini. Kami harap Anda membaca Kebijakan ini secara cermat dan saksama untuk memastikan bahwa Anda mengerti bagaimana cara Kami menanganani Data Pribadi Anda.

1. Definisi
   Setiap kata yang diawali huruf kapital mengandung arti sebagai berikut:
   1. “Kami” adalah PT Solusi Identitas Global Net (SIGN) yang merupakan Perseroan Terbatas berbadan hukum yang berwenang dalam menjalankan operasional Penyelenggaraan Sertifikat Elektronik Indonesia (PSrE) Non-Instansi berdasarkan Keputusan Direktur Jenderal Aplikasi Informatika Kementerian Komunikasi dan Informatika Nomor 954 Tahun 2023.
   2. “ezSign” adalah aplikasi yang dimiliki PT SIGN untuk penyediaan layanan penerbitan dan pengelolaan Sertifikat Elektronik serta penggunaan fitur-fitur Sertifikat Elektronik lainnya.
   3. “Akun” adalah suatu nama unik (username) yang dibuat oleh Pemilik dalam bentuk kode alfanumerik untuk mengidentifikasi Pemilik dalam menggunakan layanan ezSign.
   4. “Sertifikat Elektronik” atau “Sertifikat” adalah Sertifikat yang bersifat elektronik yang memuat tanda tangan elektronik dan identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam transaksi elektronik yang dikeluarkan oleh ezSign.
   5. “Data Pribadi” adalah setiap data tentang seseorang baik yang teridentifikasi dan/atau dapat diidentifikasi secara tersendiri atau dikombinasi dengan informasi lainnya baik secara langsung maupun tidak langsung melalui sistem elektronik dan/atau non-elektronik.
   6. “Subjek Data” adalah orang yang teridentifikasi oleh Data Pribadi.
   7. “Pengendali Data Pribadi” adalah setiap orang, badan publik, dan organisasi internasional yang bertindak sendiri-sendiri atau bersama-sama dalam menentukan tujuan dan melakukan kendali pemrosesan Data Pribadi.
   8. “Pemohon” adalah orang atau korporat berbadan hukum yang mengajukan permohonan penerbitan Sertifikat Elektronik melalui ezSign.
   9. “Pemilik Sertifikat Elektronik”, “Pemilik Sertifikat”, atau “Pemilik” adalah pihak yang identitasnya tertera dalam Sertifikat Elektronik yang diterbitkan melalui ezSign dan telah melalui proses verifikasi. Jika Pemilik menggunakan layanan ezSign, maka Pemilik juga merupakan “Pengguna” atau “Anda”.
   10. “Otoritas Pendaftaran”, “Registration Authority”, atau disingkat RA adalah bagian dari PT Solusi Identitas Global Net (SIGN) yang melakukan identifikasi dan autentikasi Data Pribadi Pemohon dan Pemilik, penerimaan permohonan Sertifikat, pencabutan Sertifikat, penerbitan ulang, dan/atau perpanjangan Sertifikat. Otoritas Pendaftaran menerima Data Pribadi dan bertanggung jawab berdasarkan kebijakan dan/atau perjanjian pelindungan Data Pribadi.
   11. “Pengandal” adalah setiap orang, organisasi, badan usaha, atau entitas yang mengandalkan keabsahan dari Sertifikat Elektronik dan layanan yang memanfaatkan Sertifikat Elektronik.
   12. “Certification Practice Statement” atau disingkat CPS adalah dokumen publik yang menjelaskan tata kelola pelaksanaan layanan Sertifikat Elektronik ezSign sebagaimana yang dipersyaratkan oleh ketentuan Peraturan Perundang-Undangan dan standar yang berlaku global.
2. Data Pribadi yang Kami Proses
   Berikut adalah ruang lingkup dan jenis Data Pribadi tentang Anda yang Kami proses sehubungan dengan penggunaan Layanan oleh Anda (sebagaimana berlaku, yaitu tergantung dari konteks atau keadaan dari pengumpulan dan sifat dari Layanan yang digunakan atau transaksi yang dilakukan):
   1. Data Identitas:
      • Nomor Induk Kependudukan (NIK);
      • Nama Lengkap;
      • Tanggal Lahir;
      • Tempat Lahir;
      • Foto Wajah; dan
      • Salinan gambar Kartu Tanda Penduduk (KTP)
   2. Data Kontak:
      • Alamat email; dan
      • Nomor telepon seluler (ponsel)
   3. Data yang berhubungan dengan aktivitas Anda pada saat penggunaan Layanan, termasuk namun tidak terbatas pada:
      • Internet Protocol (IP) address public dari jaringan internet Anda;
      • Sistem operasi yang Anda gunakan;
      • Peramban (browser) yang Anda gunakan untuk mengakses Layanan beserta versi;
      • Geolocation;
      • Timestamp login dan aktivitas lainnya; dan
      • Data transaksi Pengguna yang terkait penggunaan Layanan.
   4. Cookies:

      Kami menggunakan cookies selama Pengguna menggunakan Layanan, untuk mengenali dan mengingat informasi tertentu pada browser Pengguna seperti session management. Pengguna dapat menonaktifkan cookies melalui konfigurasi pada browser. Apabila Pengguna menonaktifkan cookies maka fungsi-fungsi pada Layanan berpotensi terbatas.

3. Bagaimana Kami Mengumpulkan Data Pribadi Anda
   Data Pribadi Anda kami kumpulkan melalui beberapa metode, yaitu:
   1. Melalui pemberian oleh Anda secara langsung ketika Anda melakukan pendaftaran, menggunakan Layanan, atau ketika Anda menghubungi helpesk Kami; dan
   2. Melalui Platform, browser, dan perangkat yang Anda gunakan.
      Apabila Anda menyediakan kepada Kami Data Pribadi yang berkaitan dengan pihak lain (seperti data pribadi pasangan Anda, anggota keluarga, atau pihak lainnya), Anda menyatakan bahwa Anda telah memperoleh persetujuan dari pihak tersebut untuk, dan dengan ini menyetujui atas nama pihak tersebut untuk, pengumpulan, penggunaan, pengungkapan, dan pengolahan Data Pribadi mereka oleh Kami.
4. Tujuan Pemrosesan Data Pribadi
   Data Pribadi Anda Kami proses untuk tujuan berikut maupun tujuan lain yang diperbolehkan oleh Hukum yang berlaku:
   1. Menyediakan Layanan dan/atau Produk Kami, seperti:
      • Penyediaan Akun ezSign;
      • Penerbitan, pengelolaan, pembaruan, dan pencabutan Sertifikat Elektronik;
      • Pengumpulan, perekaman, dan analisis data terkait dengan aktivitas penggunaan Layanan ezSign;
      • Pemberitahuan kepada Pengguna atas aktivitas dan/atau transaksi yang terjadi pada Layanan ezSign;
   2. Pengiriman informasi tentang Layanan ezSign, pembaruan, pengembangan, dan/atau penyempurnaan Layanan ezSign atau layanan-layanan lain yang disediakan oleh Pihak Ketiga yang bekerja sama dengan Kami.
   3. Penyampaian media pemasaran yang berkaitan dengan Layanan yang disesuaikan berdasarkan karakteristik demografi Pengguna, serta sponsor dan pengiklan dari Pihak Ketiga yang bekerja sama dengan Kami. Kami dapat menyampaikan media pemasaran, iklan, dan/atau sponsor dengan berbagai cara, termasuk dan tidak terbatas pada Platform, short message service (SMS), aplikasi obrolan (seperti: WhatsApp dan Telegram), notifikasi pesan pada aplikasi seluler (push notification), panggilan suara, dan/atau melalui email.
   4. Kebutuhan internal operasional, termasuk dan tidak terbatas pada audit dan penganalisasian terkait dengan mengembangkan, memelihara, menguji, memperbaiki, meningkatkan, dan mempersonalisasikan Layanan ezSign sesuai dengan kebutuhan dan preferensi Pengguna serta pemrosesan pembayaran.
   5. Pemenuhan kewajiban hukum yang berlaku, termasuk namun tidak terbatas pada menanggapi permintaan, penyelidikan, atau arahan peraturan dan/atau anggota penegak hukum manapun.
   6. Dukungan terhadap peningkatan keamanan dan keandalan Layanan Kami, termasuk namun tidak terbatas dalam mendeteksi, mencegah, dan menanggapi tindakan penipuan, aktivitas kriminal, dan/atau penyalahgunaan Layanan Kami, aktivitas yang berpotensi membahayakan korporasi atau publik, serta memastikan keamanan sistem dan arsitektur Layanan Kami.
   7. Pelaksanaan proses permohonan Pengguna terhadap Layanan Kami, termasuk namun tidak terbatas pada pemberian akses, pengkinian, perbaikan, dan/atau penghapusan Data Pribadi Pengguna dalam sistem ezSign. Serta menghubungi Pengguna terkait permohonan tersebut.
   8. Pemberian tanggapan atas pertanyaan atau permintaan Anda terkait Data Pribadi dan/atau Layanan Kami.
   9. Tujuan lainnya sepanjang tujuan tersebut tidak dilarang oleh Undang-Undang atau peraturan lain yang berlaku. Kami akan memberitahukan kepada Anda dengan tujuan lain tersebut melalui persetujuan Anda yang tertulis/terekam apabila disyaratkan oleh peraturan Perundang-Undangan yang berlaku.
5. Pengungkapan Data Pribadi
   Dengan tetap memenuhi kewajiban kerahasiaan yang telah disepakati, Kami dapat melakukan pengungkapan Data Pribadi jika diwajibkan untuk mengungkapkan Data Pribadi Anda berdasarkan hukum, perintah pengadilan, pemanggilan sidang, permintaan dari institusi pemerintah yang berwenang atau penegak hukum sesuai ketentuan peraturan Perundang-Undangan yang berlaku.
   Apabila Anda memberikan Data Pribadi Anda melalui pihak ketiga seperti Otoritas Pendaftaran atau Pengandal, Kami menganjurkan agar Anda memahami ketentuan perlindungan Data Pribadi dari pihak ketiga tersebut terkait dengan perolehan, penggunaan, dan pengungkapan Data Pribadi. Kami dapat diminta untuk mengungkapkan Data Pribadi Anda sesuai instruksi atau kesepakatan dengan pihak tersebut.
   Kami dapat mengungkapkan dan membagi Data Pribadi Anda kepada pihak ketiga seperti partner bisnis, vendor atau penyedia jasa (misal penyelenggara jasa sistem pembayaran, penyedia fasilitas pusat data), subkontraktor, tenaga ahli eksternal, konsultan, auditor, atau advokat yang Kami tunjuk untuk memberikan layanan ezSign kepada Pengguna, menjalankan kegiatan operasional bisnis, atau memenuhi kewajiban Kami terhadap ketentuan Perundangan-Undangan yang berlaku. Hubungan antara Kami dengan pihak ketiga lebih lanjut diwujudkan dalam perjanjian kerja sama. Apabila pihak ketiga penerima Data Pribadi dari Kami bertindak sebagai Pemroses Data yang ditunjuk oleh Kami, maka Pemroses Data tersebut wajib sepakat untuk:
   1. Memproses Data Pribadi untuk tujuan, kepentingan, dan mekanisme yang disepakati dalam perjanjian kerja sama.
   2. Menjaga Data Pribadi selama pemrosesan berlangsung dengan menerapkan perlindungan keamanan yang memadai sebagaimana yang Kami terapkan atau pengamanan yang lebih baik.
   3. Mengembalikan, menghapus, dan/atau menghancurkan Data Pribadi segera setelah tidak ada kebutuhan atau sesuai instruksi Kami.
   Dalam hal terhadi tindakan korporasi untuk penggabungan atau pengambilalihan dari pihak lain atas Kami yang kemudian menjadi penerus Kami untuk melanjutkan kewajiban Kami terkait pengelolaan Data Pribadi Anda, maka pembagian Data Pribadi Anda kepada pihak tersebut dapat dilakukan sesuai dengan ketentuan lebih lanjut yang akan disampaikan kemudian.
   Kami tidak menjual atau menyewakan Data Pribadi Anda kepada pihak manapun.
6. Lokasi Pemrosesan dan Penyimpanan Data Pribadi
   Data Pribadi Anda diproses dan disimpan di Indonesia dalam fasilitas pemrosesan dan penyimpanan yang aman di Pusat Daya dan Pusat Pemulihan Bencana. Fasilitas pemrosesan dan penyimpanan hanya dapat diakses oleh petugas PT Solusi Identitas Global Net yang ditunjuk dan mendapatkan akses. Informasi yang bersifat sensitif Kami samarkan atau tersimpan di database Kami secara terenkripsi. Data backup dan arsip juga terenkripsi dan disimpan di dalam fasilitas pemrosesan dan penyimpanan yang aman. Kami tidak memberikan label isi dari media penyimpanan untuk menghindari pengungkapan Data Pribadi oleh pihak yang tidak berwenang. Kami tidak mengirimkan Data Pribadi Anda keluar dari wilayah Indonesia.
7. Jangka Waktu Penyimpanan Data Pribadi
   Data Pribadi Anda Kami simpan sebatas yang diperlukan untuk memenuhi tujuan pemrosesan Data Pribadi sebagaimana yang tertuang pada dokumen Kebijakan ini. Adapun jangka waktu yang dibutuhkan untuk menyimpan dan memelihara Data Pribadi berdasarkan kondisi-kondisi berikut:
   1. Selama Pengguna atau Anda masih menggunakan layanan ezSign;
   2. Selama Sertifikat Elektronik anda masih berlaku;
   3. Sesuai jangka waktu ketentuan masa retensi data atau arsip yang dijelaskan dalam dokumen CPS; dan/atau
   4. Sesuai jangka waktu penyimpanan sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis Kami
8. Perbaikan dan Pemutakhiran Data Pribadi
   Anda bertanggung jawab untuk menjaga dan memberitahukan kepada Kami bahwa Data Pribadi yang Anda sampaikan adalah akurat, dapat dipercaya, dan terkini untuk penggunaan yang sah sesuai tujuan.
   Kami berupaya untuk memberikan layanan terbaik dan terpercaya serta aman untuk menyediakan layanan perbaikan Data Pribadi Anda. Namun tidak semua Data Pribadi Anda dapat dilakukan perubahan karena akan berdampak kepada status Sertifikat Elektronik Anda atau perubahan layanan kepada Anda. Dalam beberapa kejadian, perubahan dan pemutakhiran Data Pribadi dapat membutuhkan proses pencabutan dan penggantian Sertifikat Elektronik Anda.
   Apabila Anda perlu mengubah Data Pribadi atau Anda menemukan kesalahan dalam Data Pribadi Anda, Anda dapat menggunakan fitur perubahan data yang tersedia pada aplikasi ezSign. Jika Anda membutuhkan bantuan lebih lanjut, dapat menghubungi Kami melalui email [email protected] dengan memberitahukan kendala yang dialami. Jangan memberikan informasi rahasia atau sensitif kepada petugas Kami.
   Kami menerapkan langkah-langkah verifikasi dan autentikasi yang sesuai standar, seperti mengautentikasi pemohon perubahan data, untuk memastikan bahwa pihak yang mengajukan permohonan perubahan adalah pihak yang berwenang atas hal tersebut sebelum perubahan dilaksanakan.
   Jika Anda mendapatkan Sertifikat Elektronik melalui pihak Otoritas Pendaftaran yang menjadi partner Kami, Anda diharapkan menghubungi Otoritas Pendaftaran tersebut untuk mengajukan perubahan data dengan mengikuti ketentuan yang berlaku. Apabila Anda tidak yakin darimana Sertifikat Elektronik Anda berasal, Anda dapat mengirimkan contoh dokumen elektronik yang telah ditandatangani dengan Sertifikat Elektronik Anda ke email [email protected] untuk Kami identifikasi sumber Sertifikat Elektronik Anda.
9. Hak Anda
   Kami dapat mendukung Anda dalam menggunakan hak sebagai subjek data. Namun, Kami juga memiliki wewenang untuk melakukan kendali atas Data Pribadi Anda seperti mempertimbangkan apakah permohonan Anda memenuhi syarat, memberikan persetujuan atau penolakan, menghentikan pemrosesan Data Pribadi Anda, dan lain sebagainya terhadap Data Pribadi Anda sesuai dengan ketentuan peraturan Perundang-Undangan yang berlaku.
   Mengingat sifat dari Sertifikat Elektronik itu sendiri, kami tidak dapat menghapus data terkait Sertifikat Elektronik tanpa menilai kelayakan dan persyaratan permohonan.
   Kami tidak mengirimkan Sertifikat Elektronik kepada PSrE lain.
10. Penghapusan atau Pemusnahan Data Pribadi
    Anda selaku Pengguna aplikasi ezSign dapat melakukan penghapusan atau pemusnahan Data Pribadi melalui fitur yang tersedia pada aplikasi. Kami akan mengingatkan kepada Anda terhadap dampak-dampak yang terjadi jika Anda tetap melanjutkan penghapusan atau pemusnahan Data Pribadi khususnya terhadap penggunaan Sertifikat Elektronik dan layanan terkait Sertifikat Elektronik.
    Kami akan melakukan penghapusan apabila data tersebut sudah tidak diperlukan dilanjutkan dengan pemusnahan Data Pribadi setelah jangka waktu penyimpanan dan retensi arsip terpenuhi sebagaimana yang tercantum pada dokumen CPS.
    Untuk kebutuhan operasional dan bisnis, Kami menyimpan Data Pribadi Pengguna ezSign bertipe Personal berupa:
    1. Nomor Induk Kependudukan (NIK) dengan kondisi terenkripsi;
    2. Nama Lengkap; dan
    3. Email.
11. Hukum yang Berlaku dan Penyelesaian Sengketa
    Kebijakan ini diatur dan ditafsirkan berdasarkan hukum Negara Kesatuan Republik Indonesia, sehinga Pengguna dan Kami sepakat:
    1. Salah satu pihak menyampaian pemberitahuan tertulis kepada pihak lainnya;
    2. Mengutamakan musyawarah mufakat untuk penyelesaian perselisihan;
    3. Apabila musyawarah tidak mencapai kesepakatan penyelesaian perselisihan, kedua belah pihak sepakat bahwa penyelesaian perselisihan akan dibawa ke Badan Arbitrase Nasional Indonesia (BANI) menurut peraturan dan prosedur yang ditetapkan oleh BANI.
12. Keadaan Kahar
    Kami tidak bertanggung jawab atas kegagalan, keterlambatan penyediaan layanan, atau penurunan kinerja yang disebabkan oleh hal-hal yang berada di luar kendali yang wajar (keadaan kahar), termasuk tetapi tidak terbatas pada tindakan otoritas sipil atau militer, bencana alam, epidemi, kebakaran, banjir, gempa bumi, kerusuhan, perang, kegagalan peralatan, pemadaman listrik dan kegagalan jaringan komunikasi, sabotase, terorisme, atau kejadian yang tidak terduga lainnya.
13. Perubahan Kebijakan
    Kami dapat mengubah Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu berdasarkan kebutuhan atau perubahan regulasi. Jika terdapat perubahan Kebijakan Privasi ini, Kami akan mempublikasikan pada situs web Kami atau ke email Anda yang tersimpan di sistem Kami. Anda wajib untuk memeriksa Kebijakan Privasi ini secara berkala untuk memahami proses pelindungan Data Pribadi Anda yang Kami lakukan.
14. Kontak
    Untuk pertanyaan atau bantuan seputar Data Pribadi atau Sertifikat Elektronik, silahkan menghubungi Kami melalui email [email protected] termasuk apabila:
    1. Anda meyakini adanya pelanggaran terhadap Data Pribadi Anda;
    2. Anda ingin melaporkan adanya penyalahgunaan Data Pribadi dan Sertifikat Elektronik Anda; dan/atau
    3. Anda ingin mendapatkan bantuan terhadap Data Pribadi Anda.
    Untuk menindaklanjuti permohonan Anda, berikut beberapa informasi yang mungkin akan Kami tanyakan, seperti:
    1. Nama lengkap Anda;
    2. Informasi kontak Anda;
    3. Aplikasi dan spesifikasi perangkat yang Anda gunakan; dan/atau
    4. Nomor seri Sertifikat Elektronik Anda.