PSrE Instansi vs Non-Instansi: Mana yang Tepat untuk Anda?

Banyak organisasi memilih penyedia sertifikat elektronik tanpa memeriksa kategorinya. Baru setelah dokumen ditolak, pertanyaan soal PSrE Instansi vs Non-Instansi muncul. Padahal keliru memilih bukan sekadar soal fitur. Sertifikat yang terbit bisa saja tidak boleh dipakai untuk keperluan tersebut.

Situasinya makin rumit di organisasi yang bekerja lintas sektor. Pegawai negeri, vendor swasta, dan masyarakat umum tunduk pada ketentuan berbeda. Satu dokumen bahkan bisa memuat tanda tangan dari dua kategori penyelenggara. Karena itu, tahap Aktivasi Sertifikat sebaiknya didahului kejelasan status pengguna.

Pembahasan berikut memisahkan keduanya berdasarkan aturan yang berlaku. Tujuannya sederhana, yaitu membantu Anda menentukan posisi sendiri.

Memahami Siapa yang Disebut Instansi

Cakupan istilah instansi dalam aturan

Istilah instansi di sini punya makna yang cukup spesifik. Cakupannya meliputi lembaga legislatif, eksekutif, dan yudikatif. Ruang lingkupnya mencakup tingkat pusat maupun daerah. Termasuk pula lembaga lain yang dibentuk melalui peraturan perundang-undangan.

Definisi ini kerap disalahartikan di lapangan. Sebagian orang mengira semua lembaga yang mengurus kepentingan publik ikut masuk. Padahal patokannya adalah dasar pembentukan lembaga itu sendiri. Membaca definisinya lebih dulu menghemat banyak perdebatan.

Posisi badan usaha dan masyarakat umum

Perusahaan swasta tidak masuk kategori tersebut. Begitu pula yayasan, koperasi, dan perorangan. Kebutuhan tanda tangan digital kelompok ini dilayani penyelenggara non-instansi. Pemisahan itu bukan soal kualitas, melainkan soal kewenangan penerbitan.

• Perseroan terbatas, firma, dan bentuk badan usaha lainnya.
• Yayasan, koperasi, serta organisasi kemasyarakatan.
• Perorangan yang menandatangani dokumen atas nama pribadi.

Aturan PSrE Instansi vs Non-Instansi dalam Permenkominfo 11/2022

Kewajiban bagi pegawai instansi

Pasal 31 mengatur pegawai instansi yang membutuhkan sertifikat elektronik. Bila keperluannya menyangkut tugas atau kewenangan jabatan, sertifikatnya harus terbit dari PSrE Instansi. Sertifikat semacam itu hanya boleh dipakai pegawai instansi dan instansi bersangkutan. Tata cara penerbitannya mengikuti peraturan masing-masing lembaga.

Kewajiban instansi terhadap layanan masyarakat

Pasal 32 justru sering terlewat dibaca. Instansi wajib memfasilitasi penyediaan sertifikat elektronik bagi masyarakat. Kewajiban itu berlaku untuk layanan yang memang memerlukan sertifikat. Penyediaannya dilakukan melalui layanan PSrE non-Instansi.

Ketentuan ini penting bagi lembaga yang melayani publik secara digital. Sertifikat internal lembaga tidak bisa dipakai untuk warga yang dilayani.

Konsekuensinya cukup praktis. Lembaga yang membuka layanan digital perlu menggandeng penyelenggara non-instansi. Warga tidak perlu menjadi pegawai untuk bisa menandatangani dokumen. Pemisahan ini sekaligus menjaga sertifikat kedinasan tetap pada fungsinya.

Menentukan Pilihan Sesuai Posisi Anda

Tabel Perbandingan PSrE Instansi vs Non-Instansi

Kasus abu-abu yang paling sering ditanyakan

Vendor swasta yang mengerjakan proyek pemerintah bukan pegawai instansi. Karena itu, mereka memakai layanan penyelenggara non-instansi. Kontraknya tetap sah meski kedua pihak memakai penyelenggara berbeda. Yang menentukan adalah kesesuaian sertifikat dengan status masing-masing pihak.

Kasus kedua menyangkut pegawai yang menandatangani urusan pribadi. Sertifikat kedinasan tidak dirancang untuk jual beli rumah atau kontrak pribadi. Untuk keperluan seperti itu, sertifikat dari penyelenggara non-instansi lebih tepat.

Kasus ketiga muncul pada pegawai yang berpindah instansi. Sertifikat lama terikat pada lembaga sebelumnya. Penerbitan ulang umumnya mengikuti prosedur lembaga yang baru.

Memastikan Penyelenggara yang Anda Pilih Sah

Memeriksa status pengakuan penyelenggara

Tidak semua layanan yang mengaku resmi benar-benar terdaftar. Pemerintah menyediakan daftar penyelenggara yang dapat diperiksa publik. Anda bisa menelusurinya melalui daftar PSrE Komdigi. Pemeriksaan ini hanya butuh beberapa menit.

Daftar tersebut juga memperlihatkan status pengakuan tiap penyelenggara. Status itu memiliki masa berlaku dan dapat berubah. Memeriksanya di awal kerja sama sudah cukup membantu.

Hal yang perlu dicek sebelum berlangganan

• Status pengakuan penyelenggara beserta masa berlakunya.
• Kesesuaian jenis akun, apakah personal atau korporat.
• Metode verifikasi identitas yang digunakan saat pendaftaran.

Pemeriksaan awal seperti ini menghemat banyak waktu. Memindahkan seluruh proses ke penyelenggara lain jauh lebih merepotkan. Data pengguna dan riwayat dokumen tidak berpindah begitu saja.

Menyesuaikan Pilihan dengan Kebutuhan Dokumen

Langkah penentuannya sebenarnya cukup ringkas.

1. Tentukan siapa yang akan menandatangani dokumen tersebut.
2. Periksa apakah penanda tangan berstatus pegawai instansi.
3. Pastikan dokumennya menyangkut tugas jabatan atau bukan.
4. Pilih kategori penyelenggara sesuai dua jawaban sebelumnya.
5. Verifikasi status pengakuan penyelenggara sebelum mendaftar.

Sebagian besar kebutuhan bisnis berakhir di kategori non-instansi. Kebutuhan lembaga publik untuk melayani warga pun mengarah ke sana. Pemahaman ini menghindarkan Anda dari proses pendaftaran yang sia-sia. Untuk kasus yang rumit, sebaiknya konsultasikan dengan bagian hukum organisasi Anda.

ezSign beroperasi sebagai penyelenggara non-instansi di bawah pengawasan Komdigi. Layanannya ditujukan bagi badan usaha, lembaga, dan perorangan. Cakupan itu mengikuti pembagian yang diatur dalam Permenkominfo 11/2022. Tim kami dapat membantu memetakan kategori pengguna sebelum penerapan dimulai.

Bila Anda masih ragu menentukan posisi organisasi, mulailah dari daftar penanda tangannya. Kebutuhan e signature akan terlihat jelas setelah daftar itu tersusun. Diskusikan rencana penerapan tanda tangan digital Anda bersama tim ezSign.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Apakah perusahaan swasta boleh memakai sertifikat dari PSrE Instansi? Tidak, sertifikat terbitan PSrE Instansi hanya diperuntukkan bagi pegawai instansi dan instansi bersangkutan.
2. Sahkah dokumen yang ditandatangani memakai dua kategori penyelenggara berbeda? Ya, selama masing-masing penanda tangan memakai sertifikat yang sesuai dengan statusnya.
3. Bagaimana cara memastikan sebuah layanan e signature benar-benar terdaftar? Periksa nama penyelenggaranya pada daftar resmi yang diterbitkan Komdigi.