Document Management System ezSign Fitur dan Panduannya

Dokumen yang sudah ditandatangani sering hilang jejak setelah prosesnya selesai. Satu salinan ada di email, satu lagi di folder laptop staf. Ketika auditor meminta bukti, pencarian bisa memakan waktu berjam-jam. Document Management System ezSign dirancang untuk memutus kebiasaan tersebut.

Masalahnya bukan sekadar repot. Dokumen yang tersebar sulit dipastikan keasliannya saat dipersoalkan. Salinan bisa berbeda tanpa ada yang menyadari. Karena itu, aspek Keamanan Data perlu ikut dipertimbangkan sejak memilih tempat penyimpanan.

Uraian berikut membahas fiturnya, cara pakainya, dan batasannya secara jujur. Tidak semua kebutuhan arsip harus diselesaikan dengan sistem baru.

Masalah Arsip Digital yang Sering Terlambat Disadari

Menyimpan tidak sama dengan mengarsipkan

Banyak tim merasa aman karena dokumen sudah diunggah ke cloud. Padahal menyimpan hanya menyelesaikan separuh persoalan. Arsip yang baik menuntut kejelasan pemilik, waktu, dan riwayat perubahan. Tanpa itu, file digital hanya menumpuk lebih rapi daripada kertas.

Prinsip arsip yang autentik dan terpercaya diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009. Semangatnya relevan bagi organisasi mana pun yang menyimpan bukti transaksi.

Biaya tersembunyi dari dokumen yang sulit dicari

Waktu pencarian jarang dihitung sebagai biaya. Padahal satu jam staf menelusuri kontrak lama tetap dibayar perusahaan. Kerugian terbesar muncul saat dokumen tidak ditemukan sama sekali. Perusahaan lalu kehilangan posisi tawar ketika terjadi sengketa.

Ada satu hal yang jarang dibahas, yaitu masa simpan dokumen. Kontrak kerja, faktur, dan perjanjian punya kebutuhan retensi berbeda. Tanpa daftar yang rapi, perusahaan sulit tahu mana yang masih wajib disimpan. Arsip pun menumpuk tanpa alasan yang jelas.

Fitur Document Management System ezSign yang Perlu Dikenali

Penyimpanan dan pencarian dokumen

Seluruh dokumen yang diproses tersimpan otomatis dalam satu daftar. Pencarian dapat dilakukan lewat nama dokumen maupun nama pengunggah. Opsi kedua sangat membantu ketika penamaan file tidak konsisten.

Daftar dokumen juga memisahkan status prosesnya. Ada berkas yang menunggu tanda tangan Anda, ada yang menunggu pihak lain. Pemisahan ini menghemat waktu saat harus menagih pihak yang belum menandatangani.

Jejak aktivitas yang menempel pada dokumen

• Audit trail: mencatat nama dokumen, pembuat, tanggal, waktu, dan penanda tangan.
• Log activity: merekam seluruh kegiatan akun selama memakai layanan.
• Notifikasi email: memberi kabar status penerbitan maupun penandatanganan.

Riwayat itu terhubung dengan Sertifikat Elektronik milik penandatangan. Ketiganya membuat jejak dokumen tidak lagi bergantung pada ingatan orang.

Membandingkan Tempat Penyimpanan Dokumen Tertandatangan

Tabel Perbandingan Penyimpanan Biasa dan Document Management System ezSign

Perbandingan ini bukan berarti cloud umum tidak berguna. Untuk berbagi draf harian, layanan semacam itu tetap praktis. Bedanya terletak pada dokumen yang sudah memiliki konsekuensi hukum.

Kapan folder biasa masih memadai

Usaha dengan lima dokumen penting per tahun belum butuh sistem khusus. Penamaan file yang disiplin sudah cukup menolong. Kebutuhan berubah ketika dokumen mulai melibatkan banyak pihak dan tenggat. Perubahan itu biasanya datang lebih cepat dari perkiraan.

Pendekatan campuran juga sah. Dokumen operasional harian tetap di cloud biasa, sedangkan dokumen berkonsekuensi hukum dipisahkan. Yang penting, batas antara keduanya disepakati secara tertulis. Tanpa kesepakatan, staf akan kembali menyimpan sesuai kebiasaan lama.

Panduan Mengelola Dokumen dari Dashboard ezSign

Menu pengelolaan terhubung langsung dengan proses buat tanda tangan digital di dashboard yang sama. Dokumen tidak perlu diunggah ulang setelah proses selesai.

Langkah mencari dan mengunduh dokumen

1. Masuk ke akun Anda, lalu buka menu Document List.
2. Ketik kata kunci pada kolom pencarian yang tersedia.
3. Ubah filter dari Document Name menjadi Owner Name bila diperlukan.
4. Klik nama dokumen untuk membuka detailnya.
5. Tekan tombol Download untuk menyimpan salinan PDF.

Dokumen berformat Word, Excel, atau gambar akan dikonversi menjadi PDF. Karena itu, seluruh arsip akhir berada dalam format yang seragam.

Format seragam memudahkan verifikasi di kemudian hari. Panel tanda tangan pada pembaca PDF dapat menampilkan status validitasnya. Langkah ini berguna sebelum dokumen dikirim ke pihak eksternal.

Kebiasaan penamaan yang membuat pencarian akurat

• Awali nama dokumen dengan jenisnya, misalnya PKS atau SPK.
• Sertakan nama pihak lawan agar mudah ditelusuri di kemudian hari.
• Hindari singkatan pribadi yang hanya dipahami satu orang.

Sistem pencarian sebaik apa pun bergantung pada data yang dimasukkan. Disiplin penamaan tetap menjadi pekerjaan manusia, bukan mesin.

Menata Arsip Digital Secara Bertahap

Membenahi arsip tidak harus dimulai dari migrasi besar-besaran. Mulailah dari dokumen yang paling sering dicari, biasanya kontrak dan perjanjian. Setelah pola penamaan terbentuk, penambahan jenis dokumen lain terasa lebih mudah. Perlu diingat, sistem tidak otomatis merapikan arsip yang sejak awal kacau.

Document Management System ezSign menempatkan penyimpanan sebagai kelanjutan proses penandatanganan. Dokumen, tanda tangan, dan sertifikat elektronik berada dalam satu rangkaian. Tim kami terbiasa membantu memetakan jenis dokumen sebelum penerapan dimulai.

Bila arsip Anda masih tersebar, mulailah dari satu jenis dokumen saja. Anda bisa buat tanda tangan digital sekaligus menyimpannya dalam daftar yang sama. Diskusikan kebutuhan arsip perusahaan Anda bersama tim ezSign sebelum memutuskan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Apakah dokumen bisa dicari berdasarkan nama pengunggahnya? Bisa, filter pencarian dapat diubah dari Document Name menjadi Owner Name.
2. Format apa saja yang dapat diunggah untuk ditandatangani? Format yang didukung meliputi PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, dan JPEG.
3. Apakah dokumen yang sudah ditandatangani bisa diunduh kembali? Bisa, dokumen dibuka dari Document List lalu diunduh dalam format PDF.