eMeterai Dulu atau Tanda Tangan Dulu? Cek Urutan yang Benar

Pertanyaan eMeterai Dulu atau Tanda Tangan muncul hampir setiap kali dokumen digital disiapkan. Jawaban yang beredar pun saling bertentangan. Ada yang menyebut meterai lebih dulu, ada pula yang sebaliknya. Akibatnya, banyak orang membubuhkan berdasarkan tebakan.

Salah tebak terasa mahal ketika dokumen ditolak pihak penerima. Meterai yang sudah terbubuh tidak bisa dipindahkan ke dokumen lain. Anda harus membeli lagi dan mengulang prosesnya dari awal. Persoalan ini menjadi bagian dari Transformasi emeterai dalam administrasi perusahaan.

Uraian berikut merujuk pada penjelasan resmi penerbit meterai elektronik. Hasilnya mungkin berbeda dari yang selama ini banyak beredar.

Dua Hal Berbeda yang Kerap Dikira Satu Paket

Meterai elektronik adalah urusan pajak dokumen

Meterai berfungsi sebagai bukti pembayaran bea atas sebuah dokumen. Kehadirannya membuat dokumen dapat dipakai sebagai alat bukti di pengadilan. Meterai sendiri tidak menyatakan persetujuan siapa pun terhadap isi dokumen.

Tanda tangan elektronik adalah pernyataan persetujuan

Tanda tangan menunjukkan siapa yang menyetujui isi dokumen tersebut. Identitas penandatangan terikat melalui sertifikat dari penyelenggara resmi. Karena fungsinya berbeda, keduanya tidak saling menggantikan. Pencarian soal ematerai sering berhenti pada harga, bukan pada cara pakainya.

eMeterai Dulu atau Tanda Tangan Dulu Menurut Peruri

Jawaban resminya lebih longgar dari dugaan banyak orang

Peruri menerbitkan siaran pers khusus mengenai hal ini pada 2022. Intinya, pembubuhan keduanya tidak saling berkaitan karena fungsinya berbeda. Artinya, mana pun boleh dikerjakan lebih dulu. Penjelasan lengkapnya dapat dibaca pada siaran pers Peruri.

Kesalahpahaman soal urutan sebenarnya punya sumber yang jelas. Kebiasaan dari meterai tempel terbawa begitu saja ke dokumen elektronik. Padahal keduanya bekerja dengan mekanisme yang sama sekali berbeda.

Waktu pembubuhan tetap memiliki rujukan

Meski urutannya bebas, waktu pembubuhan tetap diatur. Rujukannya adalah Undang-Undang Nomor 10 Tahun 2020 Pasal 3 sampai 9. Ketentuan itu mengatur saat terutang bea meterai untuk tiap jenis dokumen. Ada pula pengecualian bila dokumen memakai stempel digital.

Stempel digital sebaiknya dibubuhkan paling akhir. Fungsinya menyegel dokumen agar tidak berubah setelahnya.

Aturan Posisi yang Lebih Menentukan daripada Urutan

Kenapa tanda tangan sebaiknya tidak menimpa meterai

Di sinilah letak perbedaan besar dengan meterai tempel. Pada dokumen kertas, tanda tangan justru harus menyentuh meterainya. Meterai elektronik berbentuk kode QR yang dibaca mesin saat validasi. Menimpanya berisiko mengganggu pembacaan kode tersebut.

Peruri menyarankan posisi berdampingan, bukan tumpang tindih. Saran itu berlaku terlepas dari urutan pembubuhan yang Anda pilih. Inilah aturan yang sebenarnya paling menentukan.

Secara praktis, sisakan ruang kosong pada halaman terakhir dokumen. Ruang itu dipakai berdampingan untuk meterai dan tanda tangan. Template dokumen yang rapi menghemat banyak waktu penyesuaian.

Tabel Panduan Urutan dan Posisi Pembubuhan

Kesalahan Umum Saat Menentukan eMeterai Dulu atau Tanda Tangan

Menganggap aturan instansi sama dengan aturan umum

Sebagian instansi menetapkan urutan tersendiri untuk dokumen pendaftaran. Panduan seleksi pegawai, misalnya, kerap menyebut urutan yang spesifik. Aturan internal semacam itu tetap harus diikuti. Regulasi memberi kelonggaran, tetapi penerima dokumen berhak menetapkan formatnya.

Langkah paling aman adalah membaca panduan penerima sebelum membubuhkan. Lima menit membaca jauh lebih murah daripada mengulang satu dokumen.

Membubuhkan eMeterai Dulu pada dokumen yang belum final

• Pastikan seluruh isi dokumen sudah disetujui semua pihak.
• Periksa ejaan nama, nomor, dan tanggal sebelum membubuhkan.
• Simpan versi final dalam format PDF sebelum proses dimulai.

Dokumen yang sudah bermeterai bersifat final. Revisi kecil pun menuntut pembelian meterai baru. Kerugiannya kecil per dokumen, tetapi menumpuk dalam skala perusahaan. Biaya itu sepenuhnya bisa dihindari sejak awal.

Menyusun Alur Pembubuhan yang Aman

Pada aplikasi ezSign, keduanya dikerjakan dalam satu alur yang sama. Anda tidak perlu berpindah aplikasi di tengah proses.

1. Buka menu Document Signing, lalu unggah dokumen final Anda.
2. Pilih jenis penandatanganan, yaitu Single, Parallel, atau Hierarchy.
3. Klik Add e-Meterai, kemudian pilih jenis dokumennya.
4. Geser posisi meterai agar tidak bertabrakan dengan tanda tangan.
5. Tambahkan tanda tangan pada area yang masih kosong.
6. Klik Submit, lalu verifikasi dengan kode OTP.

Pastikan saldo mencukupi sebelum proses dimulai. Pengguna korporat dapat beli meterai elektronik melalui admin perusahaan masing-masing.

Perlu diketahui, penerbit meterai tidak menjual langsung kepada pengguna akhir. Distribusinya dilakukan melalui mitra resmi yang telah ditunjuk. Karena itu, pastikan Anda membeli dari penyalur yang terdaftar.

Sebelum mengirim, periksa kembali tiga hal berikut.

• Dokumen sudah final dan tidak akan direvisi lagi.
• Posisi meterai dan tanda tangan tidak saling menimpa.
• Saldo meterai mencukupi untuk seluruh dokumen yang antre.

Ringkasnya, urutan bukan penentu utama keabsahan dokumen. Yang lebih menentukan adalah posisi, kelengkapan, dan kesiapan isinya. ezSign menyatukan proses tanda tangan dan meterai dalam satu layar.

Bila masih ragu, mulailah dari satu jenis dokumen lebih dulu. Sebelum beli meterai elektronik dalam jumlah besar, hitung kebutuhan bulanan Anda. Diskusikan kebutuhan ematerai perusahaan Anda bersama tim ezSign.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Apakah ada aturan wajib mengenai urutan pembubuhan? Tidak, penerbit meterai elektronik menyatakan keduanya boleh dibubuhkan lebih dulu.
2. Bolehkah tanda tangan diletakkan menimpa e-meterai? Tidak disarankan, karena kode QR pada meterai berisiko sulit terbaca saat validasi.
3. Apa yang terjadi bila dokumen bermeterai ternyata perlu direvisi? Dokumen harus disiapkan ulang dan meterai baru perlu dibubuhkan kembali.