Dokumen Ditolak Saat Verifikasi? Ini Penyebab Tersering

Berkas sudah dikirim, lalu balasannya datang dengan satu kata: tidak valid. Panik biasanya muncul lebih dulu daripada penjelasan. Padahal dokumen ditolak saat verifikasi jarang berarti ada yang memalsukan sesuatu. Penyebabnya justru sering sepele dan bisa diperbaiki.

Sebagian penolakan bahkan tidak menyangkut tanda tangannya sama sekali. Meterai yang ternyata hanya gambar tempelan, bukan e meterai resmi, termasuk penyebab yang cukup sering muncul. Sisanya berasal dari cara berkas itu diperlakukan setelah ditandatangani.

Artikel ini menelusuri penyebabnya satu per satu. Termasuk cara membedakan penolakan yang bisa diperbaiki dan yang menuntut penandatanganan ulang.

Dua Jenis Penolakan yang Sering Tertukar

Ditolak oleh alat verifikasi

Jenis pertama bersifat teknis. Sistem memeriksa berkas, lalu melaporkan bahwa isinya berubah atau tanda tangannya tidak ditemukan. Keputusannya otomatis dan tidak melibatkan penilaian siapa pun.

Penolakan semacam ini justru paling mudah ditangani. Penyebabnya terbatas, dan hampir semuanya berkaitan dengan perlakuan terhadap berkas.

Ditolak oleh pihak penerima

Jenis kedua berasal dari manusia. Bagian hukum, instansi, atau mitra menolak karena persyaratan administrasinya belum lengkap. Meterai yang belum dibubuhkan adalah alasan paling umum.

Membedakan keduanya penting sejak awal. Dokumen ditolak saat verifikasi menuntut perbaikan berkas, sedangkan penolakan administratif menuntut kelengkapan dokumen.

Tanda pembedanya cukup mudah dikenali:

• Pesan otomatis menyebut isi berkas atau status sertifikatnya
• Penolakan dari orang biasanya menyebut kelengkapan atau format
• Penolakan administratif jarang menyertakan hasil pemeriksaan apa pun

Penyebab Dokumen Ditolak Saat Verifikasi yang Paling Umum

Tabel Penyebab dan Cara Memperbaikinya

Satu penyebab lain kerap luput dari perhatian. Berkas yang dikirim sebagai gambar, bukan sebagai dokumen, otomatis kehilangan seluruh datanya. Perbedaan cara mengirim itu saja sudah menentukan hasilnya.

Kenapa semuanya berakar pada satu hal

Perhatikan kolom tengah. Kelimanya menyebabkan hal yang sama, yaitu berkas ditulis ulang oleh suatu aplikasi.

Tanda tangan melekat pada susunan berkas, bukan pada tampilan di layar. Begitu susunan itu berubah, keterikatannya terputus. Aplikasi tidak bisa membedakan perubahan yang disengaja dan yang tidak.

Contohnya begini. Anda membuka dokumen di aplikasi pengolah kata untuk sekadar membacanya, lalu menutupnya dengan menyimpan. Satu klik itu sudah cukup mengubah susunan berkasnya. Tidak ada peringatan apa pun yang muncul.

Karena itu aturan praktisnya sederhana. Perlakukan berkas bertanda tangan seperti dokumen tersegel, dan teruskan apa adanya.

Penyebab yang Berasal dari Sertifikatnya

Dicabut berbeda dari kedaluwarsa

Dua status ini sering dianggap sama, padahal akibatnya berbeda. Sertifikat kedaluwarsa tidak membatalkan tanda tangan lama, selama dukungan penyimpanan jangka panjang aktif.

Sertifikat yang dicabut lain persoalannya. Pencabutan biasanya terjadi ketika pemiliknya berhenti bekerja atau mengajukan penonaktifan. Hasil pemeriksaan akan menandai statusnya secara terpisah.

Bila dokumen ditolak saat verifikasi karena alasan ini, berkasnya tidak bermasalah. Yang perlu ditelusuri adalah kapan pencabutan terjadi dibandingkan waktu penandatanganan.

Memeriksa hal ini tidak sulit. Hasil pemeriksaan menampilkan status sertifikat terpisah dari status tanda tangan elektronik. Bacalah keduanya, jangan berhenti pada kesimpulan besarnya saja.

Tanda tangan yang ternyata hanya gambar

Kemungkinan terakhir paling sering menimpa dokumen dari pihak luar. Yang tertempel ternyata gambar tanda tangan, bukan tanda tangan elektronik tersertifikasi.

Hasil pemeriksaan akan melaporkan dokumen itu tanpa tanda tangan sama sekali. Bukan tidak valid, melainkan memang tidak ada yang bisa diperiksa.

Langkah Menelusuri Dokumen Ditolak Saat Verifikasi

Menelusuri dokumen ditolak saat verifikasi sebaiknya dilakukan berurutan. Urutan berikut menyelesaikan sebagian besar kasus tanpa perlu bertanya ke mana-mana.

1. Periksa ulang berkasnya di alat verifikasi resmi Komdigi
2. Baca bagian mana yang bermasalah, isinya atau sertifikatnya
3. Minta berkas asli kepada pengirim, bukan salinan yang diteruskan
4. Periksa berkas asli itu sekali lagi tanpa membukanya di aplikasi lain
5. Bandingkan hasilnya dengan pemeriksaan pertama

Langkah ketiga paling sering menyelesaikan masalah. Berkas yang diteruskan berkali-kali lewat pesan sering sudah berubah tanpa disadari siapa pun.

Bila hasilnya tetap sama

Barulah pada titik ini persoalannya perlu ditanyakan kepada penandatangan. Sampaikan apa adanya, karena kemungkinan besar ia pun tidak menyadarinya.

Dokumen tetap bisa ditandatangani ulang bila memang diperlukan. Keutuhan dokumen yang gagal diperiksa tidak bisa dipulihkan, hanya bisa diganti dengan yang baru.

Mencegahnya Sejak Awal

Daftar periksa sebelum meneruskan berkas

Empat kebiasaan berikut mencegah hampir semua penolakan teknis:

• Teruskan berkas aslinya, jangan tangkapan layar atau hasil cetak
• Selesaikan kompresi dan penggabungan halaman sebelum menandatangani
• Hindari membuka lalu menyimpan ulang dokumen bertanda tangan
• Periksa hasilnya sendiri sebelum berkas diteruskan ke pihak lain

Butir keempat sering diabaikan karena terasa merepotkan. Padahal pemeriksaannya gratis dan hanya menghabiskan hitungan detik.

Pencegahan jauh lebih murah daripada penelusuran. Satu berkas yang gagal diperiksa bisa menahan seluruh proses persetujuan berhari-hari. Waktu itulah biaya sebenarnya, bukan pengulangan penandatanganannya.

Langkah berikutnya bagi Anda

Kebanyakan kasus dokumen ditolak saat verifikasi berakhir sederhana. Berkasnya berubah di perjalanan, bukan dipalsukan seseorang.

ezSign menerbitkan sertifikat elektronik yang hasilnya dapat diuji siapa pun. Pembubuhan ematerai juga tersedia dalam aplikasi yang sama, sehingga kelengkapan dokumen elektronik Anda selesai di satu tempat.

Bila dokumen perusahaan Anda sering berpindah tangan, biasakan memeriksanya di titik penerimaan. Kebutuhan sertifikat elektronik maupun ematerai akan terlihat sendiri setelah alurnya tertata. Diskusinya pun tidak mengikat Anda untuk langsung berlangganan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Apakah hasil verifikasi negatif berarti dokumennya dipalsukan?

Tidak, penyebab tersering justru berkas yang berubah karena disimpan ulang atau dikompres.

2. Bisakah dokumen yang gagal diperiksa diperbaiki?

Tidak bisa dipulihkan, tetapi dokumennya dapat ditandatangani ulang dari berkas aslinya.

3. Kenapa dokumen hasil cetak dan pindai selalu ditolak?

Karena proses cetak menghapus seluruh data yang membuat dokumen dapat diperiksa.