Tanda Tangan Berlapis: Kenapa Urutan Pembubuhan Menentukan

Dokumen sudah tiga orang teken, lalu direktur menolak karena posisinya terbalik. Bawahan tampil menandatangani lebih dulu, padahal persetujuannya belum turun. Tanda tangan berlapis memang menuntut urutan yang jelas, bukan sekadar kelengkapan nama.

Kekacauan urutan menimbulkan dua kerugian sekaligus. Dokumen terlihat janggal di mata mitra, dan jejak persetujuannya sulit tim pertanggungjawabkan. Kekeliruan serupa juga muncul pada unsur lain, misalnya Beda e-Seal dan e-Stamp yang kerap tertukar di akun korporat.

Menyusun urutan sebenarnya pekerjaan sekali jadi. Anda cukup memetakan siapa berbuat apa, lalu menyimpannya sebagai alur baku. Setelah itu sistem yang menjaga urutannya berjalan.

Tiga Pola Pembubuhan yang Umum

Kebutuhan dokumen tidak seragam, jadi polanya pun berbeda-beda. Mengenali ketiganya membantu Anda memilih pola tanda tangan berlapis yang paling pas.

Single dan parallel sign

Single sign melibatkan satu penandatangan saja, cocok untuk surat sederhana. Parallel sign membuka ruang bagi beberapa pihak setara untuk meneken tanpa antre. Siapa pun boleh lebih dulu, asalkan semuanya menyelesaikan bagiannya.

Hierarchy sign

Pola ini mengikuti jenjang kewenangan dari staf sampai direksi. Sistem membuka giliran berikutnya hanya setelah pihak sebelumnya selesai. Alurnya lebih lambat, tetapi kontrolnya jauh lebih rapi.

Kenapa Urutan Tanda Tangan Berlapis Menentukan

Pertanyaan ini sering muncul dari tim yang baru pindah dari dokumen kertas. Jawabannya menyentuh dua sisi sekaligus, yakni sisi teknis dan sisi tata kelola.

Sisi teknis keutuhan berkas

Format PDF menyimpan tanda tangan secara bertahap tanpa menimpa bagian sebelumnya. Penambahan tanda tangan berikutnya karena itu tidak merusak tanda tangan yang sudah ada. Namun mengubah isi dokumen di tengah alur tetap menggugurkan tanda tangan sebelumnya.

Sisi tanggung jawab jabatan

Urutan memperlihatkan siapa menyetujui apa dan pada tahap mana. Auditor membaca rangkaian itu sebagai bukti kontrol internal berjalan. Urutan yang acak membuat pertanggungjawabannya kabur.

Posisi Meterai dalam Urutan

Banyak tim menempatkan meterai di akhir, mengikuti kebiasaan dokumen kertas. Pada dokumen elektronik dengan tanda tangan berlapis, kebiasaan itu justru menimbulkan masalah.

Kenapa meterai lebih dulu

Pembubuhan meterai elektronik menambahkan unsur baru ke dalam berkas. Kalau Anda membubuhkannya setelah dokumen tertandatangani, isi berkas berubah dan tanda tangannya berisiko gugur. Praktik yang lebih aman menempatkan meterai sebelum tahap penandatanganan dimulai.

Perlu Anda catat bahwa ketentuan detailnya bisa berbeda antar jenis dokumen. Tanyakan lebih dulu ke tim pajak atau penasihat hukum kalau ragu. Uji coba pada satu dokumen contoh juga memperjelas hasilnya.

Menyusun Alur Tanda Tangan Berlapis

Penyusunan alur tidak menuntut perangkat tambahan. Anda hanya perlu memetakan peran dan urutannya secara tertulis.

Perbandingan Pola Pembubuhan Dokumen

Pola pembubuhan	Kapan memakainya	Hal yang perlu diperhatikan
Single sign	Surat atau memo satu penandatangan	Paling cepat, minim koordinasi
Parallel sign	Beberapa pihak berkedudukan setara	Pantau siapa yang belum menyelesaikan
Hierarchy sign	Persetujuan berjenjang antar jabatan	Satu orang bisa menahan seluruh antrean
Bulk sign	Dokumen sejenis dalam jumlah besar	Pastikan template dan posisinya seragam

Langkah menyusun alurnya

Tetapkan siapa yang meninjau, menyetujui, dan menandatangani dokumen.
Pilih pola pembubuhan sesuai sifat dan urgensi dokumennya.
Bubuhkan meterai lebih dulu bila dokumen tersebut memerlukannya.
Susun urutan penandatangan mengikuti jenjang kewenangan perusahaan.
Kirim dokumen, lalu pantau statusnya langsung dari dasbor.
Periksa hasil akhirnya sebelum mengirimkannya ke pihak luar.

Langkah kedua paling menentukan kecepatan proses. Memaksakan hierarchy sign pada dokumen sederhana hanya menambah antrean. Sebaliknya, memakai parallel sign pada dokumen strategis melemahkan kontrol internal.

Kesalahan yang Merusak Alur

Beberapa kebiasaan berikut sering membatalkan kerja satu tim yang menyusun tanda tangan berlapis:

Merevisi isi dokumen setelah sebagian pihak sudah meneken.
Menambah penandatangan baru di tengah alur yang sedang berjalan.
Menggabungkan lampiran ke berkas utama setelah proses dimulai.
Membubuhkan meterai pada tahap terakhir, setelah semua tanda tangan masuk.

Kalau isi dokumen memang keliru, jangan memaksakan perbaikan di tengah jalan. Tarik dokumennya, perbaiki, lalu terbitkan versi baru dengan penomoran berbeda. Cara ini lebih cepat daripada menambal berkas yang sudah tertandatangani.

Memastikan Hasil Akhirnya Benar

Pemeriksaan penutup memakan waktu kurang dari dua menit. Jadikan langkah ini kebiasaan sebelum dokumen bertanda tangan berlapis keluar dari kantor.

Yang perlu Anda periksa

Seluruh tanda tangan terbaca sah pada panel pembaca PDF.
Urutan nama dan jabatan sesuai dengan alur persetujuan.
Meterai tampil pada posisi yang tepat bila dokumen memerlukannya.
Riwayat aktivitasnya lengkap dan tanpa tahapan yang terlewat.

Untuk pemeriksaan kedua, unggah berkasnya ke portal verifikasi Komdigi. Portal itu menampilkan status tiap tanda tangan beserta keterangan sertifikatnya. Anda jadi tahu apakah dokumen masih utuh sejak pembubuhan pertama.

Merapikan Tanda Tangan Berlapis Sejak Awal

Alur yang rapi menghemat waktu jauh lebih banyak daripada yang tim perkirakan. Dokumen berhenti bolak-balik, dan tiap orang tahu gilirannya. Auditor pun menemukan jejak yang runtut tanpa perlu bertanya satu per satu.

Perlu Anda ingat, urutan mengatur proses sedangkan keabsahan berdiri pada dasar lain. Setiap tanda tangan tetap bersandar pada Sertifikat Elektronik milik penandatangannya. Memahami fungsi sertifikat elektronik membantu tim membedakan urusan alur dari urusan legalitas.

ezSign, layanan dari PT Solusi Identitas Global Net, berdiri sebagai penyelenggara sertifikasi elektronik yang Komdigi akui. Layanannya mencakup sertifikat elektronik, tanda tangan elektronik, e-Meterai, e-Seal, hingga pencatatan aktivitas dokumen. Perusahaan yang sedang menata alur persetujuannya dapat menjadikan uraian di atas sebagai bahan diskusi awal.

Kalau tim Anda masih meraba fungsi sertifikat elektronik dalam alur berjenjang, mulailah dari pemetaan peran. Satu lembar peta peran biasanya menyelesaikan lebih banyak masalah daripada menambah aplikasi baru.

Pertanyaan yang Sering Muncul

Apakah tanda tangan pertama gugur saat pihak kedua membubuhkan tanda tangannya?
Tidak, karena sistem menyimpan tanda tangan berikutnya secara bertahap tanpa mengubah bagian sebelumnya.
Bolehkah menambah penandatangan setelah alur berjalan?
Sebaiknya hindari, karena lebih aman menarik dokumennya lalu menerbitkan versi baru dengan daftar lengkap.
Kapan sebaiknya perusahaan memakai hierarchy sign?
Pakailah saat dokumen menuntut persetujuan berjenjang, misalnya kontrak bernilai besar atau pengajuan anggaran.