Cara Tanda Tangan di PDF Tanpa Print dan Scan Lagi

Sebuah PDF masuk ke surel, lalu ritual lama dimulai. Cetak dokumennya, bubuhkan tanda tangan, pindai, kirim balik. Padahal cara tanda tangan di PDF sudah lama tidak menuntut satu lembar kertas pun. Kebiasaan itu bertahan karena banyak orang belum tahu alternatifnya.

Ritual tersebut memakan waktu dan menurunkan mutu berkas. Hasil pindaian menjadi miring, buram, dan berukuran besar. Persoalannya berlipat ketika dokumennya puluhan, dan di titik itu Bulk Signing menjadi jalan keluarnya. Untuk satu dokumen, langkahnya bahkan lebih ringkas lagi.

Artikel ini membahas langkahnya, lalu empat kebiasaan yang diam-diam merusak hasilnya. Termasuk perbedaan dua menu di Adobe yang paling sering tertukar.

Cara Tanda Tangan di PDF yang Sah dalam Lima Langkah

Alurnya berjalan di dalam satu aplikasi. Tidak ada berkas yang perlu berpindah tangan.

1. Masuk ke akun Anda lalu pilih menu penandatanganan
2. Unggah dokumen yang ingin Anda tandatangani
3. Pilih spesimen tanda tangan yang akan dipakai
4. Geser spesimen ke posisi yang Anda kehendaki
5. Kirim, lalu masukkan kode OTP yang diterima

Dokumen selesai dalam hitungan menit. Hasilnya dapat langsung diunduh atau diteruskan ke penerima.

Berkas berformat Word maupun Excel juga diterima. Keduanya dikonversi otomatis menjadi PDF sebelum ditandatangani.

Menyiapkan spesimen sebelum mulai

Spesimen cukup dibuat sekali lalu dipakai seterusnya. Tersedia tiga cara pembuatannya.

• Digambar langsung di layar dengan tetikus atau jari
• Diketik dari nama Anda lalu dipilih gayanya
• Diunggah dari foto tanda tangan di atas kertas

Foto tanda tangan di kertas biasanya menyisakan bayangan abu-abu. Latar itu dihapus otomatis agar hasilnya bersih di atas dokumen.

Kenapa Fill and Sign Tidak Sama dengan Menandatangani

Dua menu berbeda yang sering tertukar

Adobe Acrobat menyediakan dua jalur yang terlihat mirip. Menu Fill and Sign menambahkan gambar atau teks ke halaman. Menu tanda tangan digital memakai sertifikat elektronik milik Anda. Keduanya dipisahkan bahkan di dokumentasi resmi Adobe.

Sebagian besar orang memakai jalur pertama. Hasilnya rapi di layar dan terasa selesai. Padahal yang tertempel hanyalah gambar biasa.

Kekeliruan ini tidak terbatas pada Adobe. Banyak alat daring gratis menawarkan fitur serupa dengan nama berbeda. Namanya berganti, tetapi hasilnya sama saja. Semuanya menempelkan gambar, bukan menerbitkan tanda tangan yang dapat dibuktikan.

Bedanya baru terlihat saat dokumen diperiksa

Gambar tanda tangan tidak menyimpan identitas siapa pun. Tidak ada catatan waktu, dan perubahan isi tidak terdeteksi. Alat verifikasi akan melaporkan dokumen itu tanpa tanda tangan sama sekali.

Jalur kedua menghasilkan sesuatu yang berbeda. Sertifikat elektronik mengikat nama Anda pada berkas tersebut. Setiap perubahan sesudahnya langsung ketahuan saat diperiksa.

Kebiasaan yang Diam-Diam Merusak Tanda Tangan

Tabel Tindakan yang Membatalkan Tanda Tangan pada PDF

Kenapa keempatnya berakibat sama

Tanda tangan melekat pada susunan berkas, bukan pada tampilannya. Alat apa pun yang menulis ulang berkas akan memutus keterikatan itu. Aturan praktisnya sederhana: selesaikan semua pengolahan berkas lebih dulu, baru tandatangani.

Kesalahan paling sering terjadi di tahap pengiriman. Berkas dikompres agar muat di surel, lalu tanda tangannya ikut hilang. Kirim tautan unduhan bila ukurannya terlalu besar.

Perusahaan yang mengarsipkan dokumen sering terjebak di titik ini. Sebagian sistem arsip mengompres berkas secara otomatis saat diunggah. Periksa pengaturannya sebelum dokumen bertanda tangan disimpan di sana.

Tiga Hal yang Jarang Diketahui soal Cara Tanda Tangan di PDF

Satu berkas bisa ditandatangani berkali-kali

Kontrak dua pihak tidak perlu dua berkas terpisah. Penandatangan kedua membubuhkan tanda tangannya pada berkas yang sama. Tanda tangan pertama tetap sah dan tetap terbaca saat diperiksa.

Setiap penandatanganan tersimpan sebagai lapisan baru di dalam berkas. Lapisan sebelumnya tidak ditimpa, hanya ditambahi. Karena itu urutan penandatangan pun ikut terekam.

Posisi kotak tanda tangan tidak menentukan keabsahan

Kotak yang terlihat di halaman hanyalah tampilan. Keabsahannya mencakup seluruh isi berkas, bukan area di sekitar kotak itu. Memindahkan posisinya tidak menambah atau mengurangi kekuatan hukumnya.

Dokumen hasil pindaian tetap bisa ditandatangani

PDF berisi gambar hasil pindaian sering dikira tidak bisa ditandatangani. Anggapan itu keliru. Tanda tangan bekerja pada berkasnya, bukan pada lapisan teks di dalamnya. Dokumen elektronik semacam itu tetap dapat diverifikasi seperti biasa.

Menyesuaikan Cara Kerja dengan Jumlah Dokumen

Daftar periksa sebelum menandatangani

Tiga kebiasaan berikut mencegah sebagian besar kesalahan:

• Pastikan isi dan tata letak dokumen sudah final
• Selesaikan kompresi maupun penggabungan halaman lebih dulu
• Simpan berkas hasil unduhan, bukan tangkapan layarnya

Urutan pada butir kedua sering terbalik di lapangan. Akibatnya proses harus diulang dari awal. Butir ketiga terdengar sepele, tetapi dampaknya besar. Tangkapan layar adalah penyebab paling umum dokumen ditolak saat diverifikasi.

Langkah berikutnya bagi Anda

Cara tanda tangan di PDF sebenarnya lebih cepat daripada mencetak satu halaman. Yang menahan orang biasanya hanya kebiasaan lama. Setelah dicoba sekali, ritual cetak dan pindai jarang dipakai lagi.

ezSign menyediakan layanan e signature untuk perorangan maupun perusahaan. Pertanyaan soal cara buat tanda tangan digital biasanya muncul di tahap pendaftaran. Prosesnya sendiri selesai dalam satu kali duduk. Bila dokumen Anda datang dalam jumlah besar, alur bertumpuk lebih hemat waktu.

Mulailah dari satu dokumen yang memang sedang Anda perlukan. Kebutuhan e signature untuk satu tim akan terlihat setelah pemakaiannya rutin. Pembahasan soal cara buat tanda tangan digital pada skala itu bisa dilakukan tanpa mengikat.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Apakah tanda tangan pada PDF perlu dicetak agar sah?

Tidak, mencetaknya justru menghapus data yang membuat dokumen dapat diperiksa.

2. Bisakah dua orang menandatangani satu berkas PDF yang sama?

Bisa, dan tanda tangan yang lebih dulu dibubuhkan tetap sah.

3. Kenapa tanda tangan hilang setelah berkas dikompres?

Karena alat kompresi menulis ulang berkasnya, sehingga keterikatan tanda tangan terputus.