Faktor Kedua Tanda Tangan Elektronik di ezSign: Pilih yang Mana?

Anda sudah siap meneken kontrak, lalu sistem meminta kode verifikasi. Sinyal sedang buruk, kode tak kunjung masuk, dan tenggat tinggal dua jam. Pemilihan faktor kedua tanda tangan ternyata memengaruhi kelancaran kerja sehari-hari.

Banyak perusahaan menyamakan pengaturan untuk semua karyawan. Akibatnya direksi yang sering bepergian memakai metode yang sama dengan staf administrasi di kantor. Padahal kebutuhan keduanya berbeda, dan Otentikasi Pengguna seharusnya menyesuaikan pola kerja masing-masing.

Memilih metode yang tepat tidak menuntut analisis panjang. Anda cukup memetakan siapa menandatangani di mana dan seberapa sering. Dari situ pilihannya mengerucut dengan sendirinya.

Dua Momen Verifikasi yang Berbeda

Pengguna baru sering menyangka verifikasi hanya terjadi sekali. Kenyataannya ada dua momen dengan tujuan berlainan, dan faktor kedua tanda tangan bekerja pada momen kedua.

Saat masuk ke akun

Verifikasi pertama memastikan orang yang membuka akun memang pemiliknya. Momen ini menjaga isi dasbor, riwayat dokumen, dan pengaturan akun Anda.

Saat membubuhkan tanda tangan

Verifikasi kedua berlangsung persis sebelum sistem membubuhkan tanda tangan. Momen inilah yang mengikat kehendak Anda pada dokumen tertentu. Karena itu perlindungannya tidak boleh lebih longgar daripada saat login.

Pilihan Faktor Kedua Tanda Tangan di ezSign

ezSign menyediakan beberapa metode yang bisa perusahaan atur sesuai kebutuhan. Semuanya bekerja sebagai faktor kedua tanda tangan di atas lapisan kata sandi.

Kode sekali pakai

Sistem mengirimkan kode melalui aplikasi pesan, SMS, atau email. Kode itu berlaku singkat dan hanya untuk satu proses. Metode ini paling umum karena tidak menuntut perangkat khusus.

PIN dan biometrik

PIN berupa angka rahasia yang hanya pemilik akun ketahui. Biometrik memanfaatkan sidik jari atau pengenalan wajah pada perangkat Anda. Keduanya bekerja cepat karena tidak bergantung pada pengiriman pesan.

Menimbang Kelebihan dan Risikonya

Tidak ada metode yang unggul di semua keadaan. Pilihan faktor kedua tanda tangan yang terbaik mengikuti kondisi kerja penggunanya.

Perbandingan Metode Faktor Kedua

Titik lemah tiap metode

Kode lewat SMS bergantung pada kepemilikan nomor telepon. Begitu nomor berpindah tangan, celahnya terbuka. Email pun demikian, karena satu akun email yang jebol membuka banyak pintu sekaligus.

Memilih Faktor Kedua Tanda Tangan per Peran

Pendekatan per peran jauh lebih masuk akal daripada satu aturan seragam. Berikut pembagian yang biasanya bekerja:

• Direksi dan pejabat yang sering bepergian cocok memakai biometrik pada ponsel.
• Staf administrasi bervolume tinggi terbantu oleh PIN karena prosesnya singkat.
• Pengguna di wilayah bersinyal terbatas lebih aman memakai kode lewat SMS.
• Penandatangan dokumen bernilai besar sebaiknya memakai metode paling ketat yang tersedia.

Pembagian ini bukan aturan baku. Anda tetap perlu menyesuaikannya dengan perangkat dan kebiasaan tim. Uji satu bulan, lalu evaluasi keluhan yang masuk.

Menyiapkan Cadangan Saat Metode Utama Gagal

Faktor kedua tanda tangan apa pun bisa gagal pada saat paling tidak tepat. Persiapan berikut menghindarkan tim dari kebuntuan:

1. Daftarkan email dan nomor telepon yang benar-benar aktif.
2. Lindungi akun email tersebut dengan kata sandi kuat dan lapisan tambahan.
3. Aktifkan lebih dari satu metode bila pengaturannya memungkinkan.
4. Susun prosedur tertulis untuk kasus perangkat hilang atau nomor berganti.
5. Uji prosedurnya sekali agar tim tidak panik saat keadaan darurat.

Langkah kelima paling sering perusahaan lewati. Prosedur yang belum pernah tim coba biasanya berantakan saat benar-benar terpakai. Simulasi singkat sudah cukup memadai.

Kebiasaan yang Melemahkan Perlindungan

Beberapa kebiasaan kecil membuat faktor kedua tanda tangan kehilangan gunanya:

• Membagikan PIN kepada staf agar proses tanda tangan lebih cepat.
• Memakai email pribadi lama yang kata sandinya tidak pernah berganti.
• Menyimpan kode verifikasi dalam catatan perangkat.
• Membiarkan ponsel kerja tanpa kunci layar sama sekali.

Kebiasaan pertama paling sering muncul di kantor yang sibuk. Alasannya selalu soal efisiensi, padahal risikonya jauh lebih besar. Kalau prosesnya terasa lambat, ubah polanya, bukan bagikan PIN-nya.

Menetapkan Faktor Kedua Tanda Tangan sebagai Kebijakan

Tuliskan pilihan metode ini dalam kebijakan internal, bukan sekadar pengetahuan lisan. Sebutkan metode untuk tiap kelompok pengguna beserta prosedur cadangannya. Satu halaman biasanya sudah memadai.

Perlu Anda ingat bahwa lapisan otorisasi mengurus akses, bukan keabsahan dokumen. Keabsahan tetap bersandar pada sertifikat yang penyelenggara terbitkan. Penjelasan Komdigi soal penyelenggara sertifikasi elektronik menguraikan kerangka tersebut lebih lengkap.

Pengguna baru yang sedang mempelajari cara buat tanda tangan digital sebaiknya mengatur metode ini sejak hari pertama. Mengubahnya belakangan memang bisa, tetapi biasanya tertunda karena kesibukan. Pengaturan awal yang rapi membuat pemakaian tanda tangan digital berjalan mulus sesudahnya.

ezSign, layanan dari PT Solusi Identitas Global Net, berdiri sebagai penyelenggara sertifikasi elektronik yang Komdigi akui. Layanannya mencakup sertifikat elektronik, tanda tangan digital, e-Meterai, verifikasi biometrik, hingga pencatatan aktivitas dokumen. Perusahaan yang sedang menyusun kebijakan otorisasinya dapat menjadikan pembagian di atas sebagai bahan diskusi awal.

Kalau tim Anda masih meraba cara buat tanda tangan digital beserta pengaturan keamanannya, mulailah dari pemetaan peran. Langkah sederhana itu menyelesaikan sebagian besar keluhan sebelum muncul.

Pertanyaan yang Sering Muncul

• Apakah saya bisa memakai lebih dari satu metode sekaligus?
  Bisa, selama pengaturan akun Anda memungkinkan, dan langkah itu berguna sebagai cadangan.
• Apa yang terjadi kalau nomor telepon saya berganti?
  Perbarui data akun lebih dulu, lalu hubungi penyelenggara bila akses verifikasinya telanjur terputus.
• Apakah biometrik menyimpan data wajah saya di dalam dokumen?
  Tidak, verifikasi biometrik berjalan sebagai lapisan otorisasi dan tidak ikut tersimpan pada berkas dokumen.