Hierarchy Signing Mengunci Urutan Approval dari Staf ke Direksi

Dokumen approval yang berputar tanpa urutan jelas sering berakhir kacau. Direktur sudah membubuhkan tanda tangan, padahal manajer terkait belum sempat memeriksa isinya. Kondisi ini muncul karena alur persetujuan tidak dikunci sejak awal. Hierarchy Signing hadir untuk menutup celah tersebut.

Dampaknya tidak berhenti pada revisi ulang. Dokumen yang disetujui di luar urutan bisa dipertanyakan saat audit internal berlangsung. Tim legal pun kesulitan membuktikan siapa yang memeriksa lebih dulu. Karena itu, memahami perbedaan mode Digital Signature menjadi langkah awal sebelum menyusun alur.

Pembahasan berikut menyoroti sisi teknis dan operasionalnya, bukan sekadar definisi. Fokusnya pada keputusan yang perlu diambil admin dokumen sebelum menekan tombol kirim.

Kenapa Urutan Persetujuan Menentukan Kualitas Bukti Dokumen

Risiko ketika semua pihak menandatangani bersamaan

Mode paralel memang cepat. Semua penerima bisa menandatangani tanpa menunggu giliran. Untuk berita acara atau daftar hadir, pendekatan itu sudah memadai. Namun kontrak bernilai besar membutuhkan jejak pemeriksaan yang berjenjang.

Bayangkan perjanjian kerja sama yang langsung ditandatangani direksi. Bagian legal baru menemukan klausul bermasalah setelah dokumen final terbentuk. Perbaikan berarti mengulang seluruh proses dari awal.

Biayanya pun bukan sekadar waktu. Setiap pengulangan memakai kuota tanda tangan pada saldo perusahaan. Untuk organisasi dengan ratusan dokumen per bulan, angka itu terasa. Menyusun urutan sejak awal jelas lebih hemat.

Dasar hukum yang sering luput diperhatikan

Tanda tangan elektronik tersertifikasi memiliki kekuatan hukum selama syarat tertentu terpenuhi. Salah satunya, data pembuatan tanda tangan hanya terkait kepada penandatangan. Ketentuan itu tercantum dalam Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019. Banyak perusahaan mengadopsi e signature tanpa lebih dulu membenahi urutan persetujuannya.

Cara Kerja Hierarchy Signing di ezSign

Fitur ini mengunci giliran penandatanganan dokumen elektronik sejak dokumen diunggah. Penerima berikutnya baru menerima notifikasi setelah giliran sebelumnya selesai.

Langkah menyusun alur penandatanganan

1. Unggah dokumen melalui menu Document Signing.
2. Pilih opsi Hierarchy pada jenis penandatanganan.
3. Tambahkan penerima lewat Add Recipient beserta perannya.
4. Tentukan posisi tanda tangan untuk setiap penerima.
5. Susun urutan dengan menyeret daftar penerima.
6. Kirim dokumen, lalu verifikasi melalui kode OTP.

Urutan yang tersusun rapi membuat dokumen berjalan satu arah. Admin tidak perlu lagi mengingatkan atasan secara manual.

Peran dan batas waktu penerima ditetapkan pada tahap yang sama. Penetapan itu menentukan siapa yang berhak membubuhkan tanda tangan. Semakin jelas perannya, semakin kecil peluang dokumen salah alamat.

Pengaturan penerima yang kerap terlewat

• Modify Position: mengizinkan penerima menggeser posisi tanda tangan yang sudah Anda atur.
• Expiry Date: batas waktu bagi penerima untuk menyelesaikan kewajibannya.
• Workflow Automation: penandatanganan mengikuti format yang telah ditentukan sebelumnya.

Tiga pengaturan itu terlihat sepele. Padahal keliru memilih satu saja bisa membuat dokumen tertahan berhari-hari.

Membandingkan Mode Penandatanganan Sebelum Menyusun Alur

Tabel Perbandingan Single, Parallel, dan Hierarchy Signing

Tabel di atas membantu admin memilih mode sesuai bobot risiko dokumen. Semakin besar konsekuensi hukumnya, semakin penting urutan pemeriksaan dijaga.

Satu hal perlu digarisbawahi. Pilihan mode tidak mengubah status hukum tanda tangan itu sendiri. Yang berubah hanyalah cara sistem mengatur giliran. Keabsahannya tetap bergantung pada sertifikat elektronik milik penandatangan.

Saat alur bertingkat justru memperlambat

Tidak semua dokumen membutuhkan jenjang. Formulir internal dengan dua penanda tangan sederajat lebih cocok memakai mode paralel. Memaksakan urutan hanya menambah waktu tunggu tanpa manfaat pembuktian. Pilihan mode sebaiknya mengikuti kebutuhan, bukan kebiasaan.

Kesalahan Konfigurasi yang Sering Muncul di Lapangan

Menyamakan urutan approval dengan bagan organisasi

Struktur organisasi tidak selalu mencerminkan alur pemeriksaan dokumen. Pada proses pengadaan, legal justru perlu memeriksa sebelum kepala divisi. Menempatkan legal di urutan akhir membuat temuan muncul terlambat. Susun urutan berdasarkan fungsi pemeriksaan, bukan pangkat.

Mengabaikan ketersediaan penanda tangan kunci

Alur bertingkat berhenti total bila satu penerima berhalangan. Sebelum mengirim dokumen, pastikan pihak-pihak utama memang tersedia. Batas waktu yang wajar juga menjaga dokumen tidak menggantung terlalu lama.

• Periksa jadwal cuti penanda tangan kunci sebelum dokumen dikirim.
• Simpan pola urutan baku untuk jenis dokumen yang berulang.
• Tinjau audit trail setelah seluruh proses selesai.

Kebiasaan meninjau audit trail sering diabaikan. Padahal catatan itulah yang dicari auditor ketika keabsahan proses dipertanyakan.

Menyusun Alur Approval yang Rapi Sejak Awal

Mengunci urutan bukan sekadar formalitas administratif. Urutan yang tepat menghasilkan jejak pemeriksaan yang mudah dipertanggungjawabkan. Hierarchy Signing berguna ketika dokumen menuntut pemeriksaan berjenjang dan bukti proses yang jelas.

ezSign menyediakan mode tersebut bersama sertifikat elektronik dan pencatatan aktivitas. Tim kami terbiasa membantu perusahaan memetakan alur dokumen sebelum penerapan. Bila alur approval Anda masih berantakan, mulailah dengan memetakan siapa memeriksa apa. Setelah peta itu jelas, penerapan Tandatangan elektronik akan terasa jauh lebih ringan.

Diskusikan kebutuhan alur dokumen Anda bersama tim ezSign. Penerapan e signature sebaiknya menyesuaikan proses bisnis yang berjalan, bukan sebaliknya. Kami dapat meninjau alur yang berjalan saat ini. Rekomendasinya realistis, termasuk kapan Tandatangan elektronik belum benar-benar diperlukan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Apakah urutan penandatanganan masih bisa diubah setelah dokumen terkirim? Urutan disusun sebelum dokumen dikirim, sehingga penyesuaian perlu dilakukan pada tahap penyusunan penerima.
2. Apa bedanya Hierarchy Signing dengan fitur Ask From Others? Ask From Others dipakai saat pengunggah tidak ikut menandatangani, sedangkan alur bertingkat mengatur giliran para penanda tangan.
3. Apakah setiap pembubuhan tanda tangan memerlukan verifikasi tambahan? Ya, setiap proses penandatanganan diverifikasi melalui kode OTP yang dikirimkan ke penandatangan.