Beda e-Seal dan e-Stamp yang Sering Tertukar di Akun Korporat

Di dasbor akun korporat ada dua menu yang terlihat mirip. Keduanya menempelkan gambar resmi perusahaan ke dokumen. Beda e-Seal dan e-Stamp jarang dijelaskan, sehingga banyak tim memakainya bergantian. Padahal keduanya menjamin hal yang berlainan.

Akibat salah pilih baru terasa saat dokumen dipersoalkan. Perusahaan mengira dokumennya terkunci, padahal hanya diberi penanda. Kekeliruan semacam ini mirip kebiasaan memakai Scan Tanda Tangan Biasa pada surat resmi. Sama-sama terlihat benar, sama-sama lemah ketika diuji.

Artikel ini memisahkan keduanya berdasarkan fungsi dan kewenangannya. Termasuk satu istilah yang paling sering disalahartikan di lapangan.

Fungsi Berbeda di Balik Dua Nama yang Mirip

Segel mengunci keutuhan dokumen

Segel bekerja seperti pita pengaman pada kemasan. Begitu dibubuhkan, isi dokumen terkunci pada keadaan saat itu. Perubahan sekecil apa pun sesudahnya akan terdeteksi ketika berkas diperiksa. Tanda tangan yang sudah ada di dalamnya pun ikut kehilangan validitas.

Karena itu segel elektronik dibubuhkan paling akhir. Dokumen harus benar-benar final sebelum langkah ini dijalankan.

Analoginya mudah dipahami. Kemasan yang pitanya sudah robek tidak bisa dikembalikan seperti semula. Dokumen bersegel bekerja serupa, hanya saja robekannya berupa catatan digital.

Stempel menguatkan keaslian penerbit

Stempel menjawab pertanyaan yang berbeda. Bukan apakah isinya berubah, melainkan siapa yang menerbitkannya. Fungsinya menegaskan bahwa berkas itu memang keluar dari perusahaan Anda.

Stempel elektronik cocok untuk dokumen yang beredar luas. Surat edaran, pengumuman, dan salinan resmi termasuk di dalamnya. Penerima cukup melihat penandanya untuk tahu asal dokumen tersebut.

Stempel juga berguna untuk dokumen bervolume besar. Sertifikat pelatihan dan surat keterangan biasanya terbit ratusan sekaligus. Membubuhkan penanda perusahaan lebih masuk akal daripada meminta tanda tangan satu per satu.

Beda e-Seal dan e-Stamp dalam Satu Tabel

Tabel Perbandingan Fungsi, Kewenangan, dan Waktu Pakai

Baris ketiga sering terlewat. Kewenangan keduanya memang sengaja dipisahkan di akun korporat. Seorang karyawan bisa saja diberi satu peran tanpa yang lain.

Baris keempat menentukan urutan kerja. Stempel boleh dibubuhkan lebih awal, segel tidak. Membalik urutan ini membuat proses harus diulang dari awal.

Kolom kedua dan ketiga tampak sepele. Namun keduanya menentukan siapa yang boleh menekan tombol kirim. Perusahaan yang mengabaikan pembagian ini biasanya baru sadar setelah ada dokumen keluar tanpa persetujuan.

Kenapa Beda e-Seal dan e-Stamp Sering Tertukar

Menunya berdekatan dan langkahnya mirip

Keduanya diakses dari area yang sama di aplikasi. Alurnya pun hampir identik: unggah dokumen, atur posisi, kirim, masukkan kode. Kemiripan itu membuat orang mengira keduanya fitur yang sama dengan nama berbeda.

Pembedanya justru ada di luar layar. Gambar yang dipakai berbeda, dan keduanya diunggah terpisah lewat pengaturan akun.

Penyebab lain ada pada penerjemahan istilah. Dalam bahasa Inggris, seal dan stamp memang dua benda berlainan. Bahasa Indonesia menerjemahkannya menjadi segel dan stempel. Keduanya sama-sama terasa seperti cap perusahaan, sehingga batasnya kabur.

Stempel elektronik bukan meterai elektronik

Inilah kekeliruan yang paling merepotkan. Kata stempel dan meterai sering dianggap sama dalam percakapan sehari-hari.

Keduanya berbeda sama sekali. Meterai elektronik adalah pemenuhan kewajiban pajak atas dokumen dan diterbitkan Peruri. Stempel elektronik adalah penanda perusahaan dan tidak ada kaitannya dengan pajak. Saldonya pun terpisah di dalam aplikasi.

Dokumen elektronik tertentu bisa memerlukan ketiganya sekaligus. Meterai untuk kewajiban pajaknya, stempel untuk penandanya, segel untuk mengunci hasil akhirnya.

Memilih yang Tepat untuk Dokumen Anda

Tiga pertanyaan penentu

Urutan ini menyelesaikan hampir semua kebingungan.

1. Apakah isi dokumen masih mungkin direvisi setelah ini
2. Apakah penerima perlu tahu dokumen ini terbitan perusahaan
3. Apakah dokumen ini menuntut persetujuan seseorang secara pribadi

Jawaban tidak pada nomor satu mengarahkan Anda ke segel. Lalu Jawaban ya pada nomor dua mengarahkan ke stempel. Kemudian Jawaban ya pada nomor tiga berarti dokumen tetap memerlukan tandatangan elektronik dari orangnya.

Kesalahan yang paling sering terjadi

Empat hal berikut muncul berulang di berbagai perusahaan:

• Menyegel dokumen yang ternyata masih perlu direvisi
• Memakai stempel untuk dokumen yang menuntut persetujuan pribadi
• Mengira stempel sudah menggantikan kewajiban meterai
• Memberi kedua kewenangan kepada semua karyawan sekaligus

Butir keempat paling berisiko. Segel dan stempel mewakili perusahaan, bukan pribadi. Membagikannya sembarangan sama dengan menyerahkan identitas resmi organisasi.

Butir pertama paling sering terjadi di awal penerapan. Tim belum terbiasa memastikan dokumen final sebelum menyegel. Kebiasaan itu biasanya terbentuk setelah beberapa kali pengulangan.

Mengatur Kewenangan di Akun Korporat

Peran Sealer dan Stamper

Sysadmin menetapkan peran saat menambahkan pengguna baru. Sealer berwenang membubuhkan segel, Stamper berwenang membubuhkan stempel. Keduanya dapat diberikan terpisah maupun bersamaan.

Batasi peran Sealer pada unit yang memang menerbitkan dokumen final. Bagian hukum dan sekretariat perusahaan biasanya paling tepat memegangnya. Peran ini juga sebaiknya ditinjau ulang setiap kali ada karyawan berpindah tugas.

Tiga hal layak diperiksa sebelum kewenangan dibagikan:

• Unit mana yang benar-benar menerbitkan dokumen final
• Siapa yang menyimpan gambar segel dan stempel perusahaan
• Kapan peninjauan ulang kewenangan akan dijadwalkan

Hasilnya tetap dapat diperiksa siapa pun lewat alat verifikasi resmi Komdigi. Penerima dokumen bisa memastikan sendiri keutuhan berkas yang diterimanya.

Langkah berikutnya bagi tim Anda

Mulailah dari daftar dokumen yang rutin terbit setiap bulan. Tandai mana yang final dan mana yang masih berubah. Dari daftar itu kebutuhan segel maupun stempel akan terlihat sendiri. Memahami beda e-Seal dan e-Stamp sejak awal menghemat banyak koreksi.

ezSign menerbitkan sertifikat elektronik untuk kebutuhan korporat maupun perorangan. Segel, stempel, dan tandatangan elektronik berjalan di atas sertifikat elektronik yang sama. Tim kami dapat membantu memetakan pembagian kewenangannya bila strukturnya rumit.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Apakah e-Stamp sama dengan e-Meterai?

Bukan, e-Stamp adalah stempel perusahaan sedangkan e-Meterai adalah pemenuhan kewajiban bea meterai.

2. Bisakah satu dokumen dibubuhi segel dan stempel sekaligus?

Bisa, keduanya berfungsi berbeda dan sering dipakai bersamaan.

3. Siapa yang menentukan peran Sealer dan Stamper?

Sysadmin korporat, melalui menu daftar pengguna di akun perusahaan.