Fitur ezSign Apa Saja yang Bisa Dipakai Tanpa e-KYC?

Akun baru selesai dibuat, lalu muncul permintaan mengunggah kartu identitas dan swafoto. Sebagian orang menundanya, sebagian lagi ragu menyerahkan datanya. Padahal fitur ezSign apa saja yang bisa dipakai sebelum tahap itu ternyata cukup banyak. Aplikasinya tidak benar-benar terkunci.

Penundaan biasanya membuat orang mengira akunnya belum berguna sama sekali. Padahal pengelolaan berkas, notifikasi, sampai Audit Trail Dokumen sudah berjalan sejak menit pertama. Yang tertahan sebenarnya hanya satu hal, dan alasannya bisa dijelaskan dalam satu kalimat.

Artikel ini memisahkan mana yang langsung aktif dan mana yang menunggu. Termasuk cara memakai masa tunggunya agar tidak terbuang percuma.

Kenapa e-KYC Hanya Menahan Sebagian Fitur

Yang sebenarnya dihasilkan verifikasi identitas

Proses e-KYC bukan syarat administrasi yang dibuat-buat. Tujuannya satu, yaitu menerbitkan sertifikat elektronik atas nama Anda. Sertifikat itulah yang mengikat identitas Anda pada dokumen yang ditandatangani.

Tanpa pemeriksaan identitas, sertifikat semacam itu tidak akan berarti apa-apa. Siapa pun bisa mengaku sebagai orang lain. Karena itu ketentuan penyelenggara sertifikasi elektronik di Indonesia mewajibkannya, sebagaimana diatur Kementerian Komunikasi dan Digital.

Aturan pembeda yang mudah diingat

Dari penjelasan itu muncul patokan yang sederhana. Fitur yang memerlukan sertifikat Anda sendiri akan menunggu. Fitur yang tidak memerlukannya berjalan sejak awal.

Patokan ini menjawab pertanyaan fitur ezSign apa saja yang aktif tanpa perlu menghafal daftarnya. Bila sebuah fitur membubuhkan nama Anda sebagai penanggung jawab, verifikasi harus selesai lebih dulu.

Perbedaan ini juga menjelaskan kenapa akun korporat punya alur tersendiri. Sysadmin menyelesaikan pemeriksaannya lebih dulu, lalu mengundang karyawan. Karyawan yang diundang tetap perlu memeriksakan identitasnya sendiri sebelum bisa menandatangani.

Fitur ezSign Apa Saja yang Aktif Sejak Hari Pertama

Mengelola dan mengirim dokumen

Kelompok terbesar justru ada di sini. Fitur ezSign apa saja yang masuk kategori ini? Hampir semuanya menyangkut penyiapan dokumen, dan tidak satu pun menyentuh sertifikat Anda.

• Mengunggah berkas dan mengonversinya otomatis menjadi PDF
• Membagikan serta mengunduh dokumen kapan saja
• Meminta tanda tangan pihak lain tanpa ikut menandatangani
• Menyusun alur persetujuan untuk dokumen yang berulang
• Menarik kembali dokumen yang telanjur dikirim

Butir ketiga sering mengejutkan pengguna baru. Anda memang bisa mengirim dokumen untuk ditandatangani orang lain tanpa punya sertifikat sendiri. Logikanya masuk akal, karena yang menandatangani bukan Anda.

Memantau, menelusuri, dan mengisi saldo

Pencatatan aktivitas juga berjalan penuh sejak awal. Log aktivitas merekam apa saja yang Anda kerjakan di dalam akun. Jejak audit pada tiap dokumen elektronik ikut tersimpan rapi.

Catatan itu berguna sejak hari pertama. Bila kelak ada dokumen yang dipersoalkan, riwayatnya sudah tersimpan sejak awal pemakaian. Menelusurinya jauh lebih mudah daripada menyusun ulang dari ingatan.

Notifikasi lewat surel dan aplikasi pun langsung aktif. Pengisian saldo di muka juga bisa dilakukan kapan saja, sehingga kuota sudah siap begitu verifikasi selesai.

Yang Tetap Menunggu Verifikasi Identitas Selesai

Tabel Fitur ezSign Apa Saja yang Aktif dan yang Menunggu

Baris terakhir mencakup seluruh cara penandatanganan. Semuanya membubuhkan nama Anda, sehingga semuanya menunggu.

Tabel di atas menjawab fitur ezSign apa saja yang perlu menunggu. Jumlahnya jauh lebih sedikit daripada yang sudah aktif sejak awal.

Pembubuhan segel, stempel, dan meterai berdiri di posisi berbeda. Ketiganya bersandar pada sertifikat perusahaan atau pada meterai terbitan Peruri, bukan pada sertifikat pribadi Anda. Syaratnya, peran Anda sudah lebih dulu diberikan oleh sysadmin korporat.

Bila peran itu belum diberikan, menunya memang tidak akan muncul. Hubungi sysadmin perusahaan Anda lebih dulu sebelum menyimpulkan fiturnya bermasalah.

Memakai Masa Tunggu dengan Produktif

Lima langkah yang bisa dikerjakan lebih dulu

Persetujuan tim pemeriksa memakan waktu paling lama satu hari kerja. Waktu itu sebaiknya tidak dibiarkan kosong.

Banyak orang menganggap masa tunggu sebagai waktu mati. Padahal justru di situ persiapan paling nyaman dikerjakan, karena belum ada dokumen yang mendesak.

1. Unggah dokumen yang sudah siap ditandatangani
2. Susun daftar kontak penerima yang sering Anda kirimi
3. Buat alur persetujuan untuk dokumen yang berulang tiap bulan
4. Isi saldo agar kuota siap begitu akun aktif
5. Coba kirim satu dokumen untuk ditandatangani rekan kerja

Langkah kelima paling berguna. Anda jadi paham alurnya dari sisi pengirim sebelum menjadi penandatangan.

Kesalahan yang membuat verifikasi tertunda

Empat hal berikut paling sering membuat pengajuan diulang:

• Foto kartu identitas buram atau terpotong di bagian tepi
• Pengambilan gambar di ruangan yang kurang cahaya
• Swafoto sambil mengenakan kacamata atau penutup kepala
• Nomor telepon yang dimasukkan tidak lagi aktif

Tiga kegagalan berturut-turut membuat akun perlu bantuan tim pendukung. Menyiapkan berkasnya dengan baik jauh lebih hemat waktu.

Setelah Verifikasi Selesai

Yang langsung terbuka

Begitu sertifikat elektronik terbit, seluruh cara penandatanganan aktif sekaligus. Dokumen yang sudah Anda unggah sebelumnya tetap tersimpan dan bisa langsung ditandatangani. Alur persetujuan yang telanjur disusun pun berjalan tanpa penyesuaian.

Tidak ada pekerjaan yang terbuang. Semua yang Anda siapkan selama menunggu tetap terpakai.

Satu hal perlu diingat, sertifikat berlaku satu tahun. Hitungannya dimulai sejak sertifikat terbit, bukan sejak akun dibuat. Jadi menunda pemeriksaan tidak membuat masa berlaku Anda terpotong.

Langkah berikutnya bagi Anda

Menunda verifikasi berarti menunda satu-satunya hal yang tidak bisa digantikan, yaitu tanda tangan elektronik atas nama Anda sendiri. Selebihnya sudah bisa dipakai.

Mengetahui fitur ezSign apa saja yang sudah aktif membuat masa tunggu terasa jauh lebih pendek.

Panduan cara membuat tanda tangan digital di ezSign dimulai dari pendaftaran akun, lalu pemeriksaan identitasnya. Layanan e signature ini terbuka untuk perorangan maupun perusahaan. Bila Anda masih ragu, kerjakan dulu bagian yang tidak menuntut sertifikat.

Setelah terbiasa, tahap berikutnya terasa jauh lebih ringan. Pertanyaan soal cara membuat tanda tangan digital biasanya selesai sendiri setelah aplikasinya dicoba. Kebutuhan e signature untuk satu tim pun akan terlihat dari pemakaian sehari-hari.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Apakah akun tanpa e-KYC masih bisa dipakai?

Bisa, untuk mengelola dokumen dan meminta tanda tangan pihak lain, tetapi belum untuk menandatangani sendiri.

2. Berapa lama proses pemeriksaan identitas berlangsung?

Paling lama satu hari kerja sejak berkas Anda dikirimkan.

3. Apakah dokumen yang diunggah sebelum verifikasi akan hilang?

Tidak, dokumennya tetap tersimpan dan bisa langsung ditandatangani setelah akun aktif.